05.08.2019

Arbeitszeiterfassung wird Projektoptimierung

Arbeitszeiterfassung wird Projektoptimierung
  1. Anwesenheitszeit vs. Arbeitszeit
  2. Die Arbeitszeit
  3. Die Projektzeit
  4. Arbeitszeit vs. Projektzeit
  5. Mehr erfahren?

 

Nach dem Urteil des europäischen Gerichtshofs wird die Arbeitszeiterfassung in Europa für alle Unternehmen Pflicht.

Das bedeutet für viele eine große Umstellung und wird oft mit Argwohn betrachtet. Doch der Beschluss bietet auch wichtige Chancen.

Gerade in Agenturen geht es bei den Projekten meist drüber unter drunter. Trotz Projektorganisation sind viele von Überstunden geplagt, denn die veranschlagte Zeit reicht meist nicht aus.

Doch warum ist das so? Übernehmen sich einfach viele Agenturen bei ihren Projekten? Ist zu wenig Personal vorhanden? Oder ist es ein ineffizientes Zeitmanagement, das oft auf eine fehlende Transparenz zurückzuführen ist?

Die Antwort vieler Agenturen auf diese Frage ist meistens, dass es irgendwie zum Agenturleben dazu gehört bzw. wurde es einem immer auch so vorgelebt, dass Überstunden an der Tagesordnung sind. Erst in den letzten Jahren dreht sich das Ganze. Die Profitabilität der Projekte rückt mehr und mehr in den Fokus. Denn  Auftraggeber schauen immer mehr auch auf die Effizienz. Hinzu kommt, dass eine ausgewogene Work-Life-Balance für viele Mitarbeiter immer wichtiger wird. Das heißt es muss vermehrt auf die geleisteten Stunden geschaut werden. Sowohl im Hinblick auf die Profitabilität als auch auf eine nachhaltige Personalpolitik.

Anwesenheitszeit vs. Arbeitszeit

Doch gilt es natürlich zu beachten, dass reine Anwesenheitszeit nicht immer gleich Arbeitszeit ist – Pausen müssen selbstverständlich abgezogen werden – auch das kleine Kickerturnier zwischendurch. Das ist nur fair.

Doch um Überstunden langfristig zu vermeiden gilt es, die Effizienz der Workflows zu optimieren. Und das geht nunmal nur, wenn hier auch richtig getracked wird – mit einer effizienten Arbeitszeiterfassung.

In unserem Whitepaper zum Thema Zeiterfassung – worauf es ankommt haben wir bereits ausführlich beschrieben, warum eine Zeiterfassung wichtig ist, wie sie effizient etabliert werden kann und welche Vorteile sie für das Projektgeschäft und die Mitarbeiter bringt. In diesem Beitrag geht es darum, wie aus Zeiterfassung Projektoptimierung wird.

Grundsätzlich gilt es zwei Arten der Zeiterfassung zu unterscheiden. Zum einen die Erfassung der Arbeitszeit und zum anderen die Erfassung von Projektzeiten. Beide hängen natürlich zusammen, doch die reine Arbeitszeit kann selten komplett auf das Projektgeschäft übertragen werden.

Die Arbeitszeit

Die Erfassung der Arbeitszeit spiegelt die Zeit wider, die ein Mitarbeiter im Unternehmen anwesend ist und seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt.

Also in der Regel 8 Stunden, jedoch maximal 10 Stunden pro Arbeitstag bei einem Vollzeitangestellten, ausgenommen der Ruhepausen. Diese beträgt nach 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten.

Um nachvollziehen zu können, wie lange ein Mitarbeiter anwesend, das heißt als Ressource verfügbar ist, wie viele Über oder Unterstunden geleistet wurden, ist ein konsequentes Tracking erforderlich.

Und dies möglichst einfach und komfortabel für den Mitarbeiter, denn nur wenn sich die Erfassung leicht in den Arbeitsalltag integrieren lässt, wird diese auch konsequent genutzt.

So ist beispielsweise die Erfassung per App eine wirkungsvolle Lösung. Gerade für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind.

Die Projektzeit

Die Projektzeit ist die Zeit, die rein auf Projekte gebucht wird. Das heißt Tätigkeiten, die einem Projekt zugeordnet werden können.

Dabei gilt es zu unterscheiden, welche erbrachten Leistungen davon weiterberechnet werden können und welche nicht.

Nicht alle Leistungen können immer auf den Kunden übertragen werden. Interne Absprachen, Fremdleistungen oder administrative Aufgaben gehören beispielsweise nicht hierzu.

Bei Projektzeit gilt wie bei der Erfassung der Arbeitszeit, dass diese möglichst simpel und entlang des Arbeitsworkflows getrackt werden kann. Beispielsweise mit smarten Stoppuhren, die schnell gestartet und im Nachhinein mit einem Klick dem entsprechenden Projekt zugeordnet werden können.

Arbeitszeit vs. Projektzeit

Anhand der Gegenüberstellung von Arbeits- und Projektzeit wird deutlich, wie viel Arbeitskraft vorhanden ist und wie viel davon auf Projekte aufgewendet wird.

Dies kann bei zwei unterschiedlichen Mitarbeitern beispielsweise wie folgt aussehen:

Auslastung Mitarbeiter

Ein Reporting über Anwesenheiten und gebuchte Projektstunden zeigt somit sowohl die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter als auch die Quote der bezahlten Auslastung.

Diese kann natürlich auch auf Team- oder sogar Agenturebene betrachtet werden. Damit können Schwankungen in der Auslastung erkannt und ein Durchschnitt errechnet werden.

Auslastung im Durchschnitt

Außerdem ermöglicht eine Zeiterfassung auf Projekte auch einen Vergleich auf Projektebene. Dieser macht deutlich, wie sich der Aufwand auf die verschiedenen Projekte verteilt.

Projektzeiten

Anhand dieser Daten – vor allem wenn sie durch ein automatisiertes Reporting in Echtzeit visualisiert werden, können direkte Ableitungen für das aktuelle Projektgeschäft getroffen werden.

Ist ein Projekt besonders aufwendig, das initiale Angebot deckt aber nicht die Kosten? Oder sind sehr viele Ressourcen für ein Projekt geblockt, die eventuell in einem anderen Projekt nötiger gebraucht werden? All diese Ableitungen können anhand konkreter Zeitangaben getroffen werden.

Aber auch für Reviews zur Workflow-Optimierung oder gar um Forecasts erstellen zu können ist eine konsequente Zeiterfassung die Basis.

Mehr erfahren?

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine effiziente Zeiterfassung etablieren und die Daten sinnvoll nutzen, um Ihr Projektgeschäft zu optimieren, kontaktieren Sie uns gerne unter beratung@troi.de. Unsere Experten haben durch ihre langjährige Erfahrung in der Kreativbranche das Know-How, um Sie dabei zu unterstützen sich bereits jetzt bestens vorzubereiten.

 


Dominique Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH

 

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