Agentursoftware – ja oder nein?

Branchensoftware kommt in vielen Unternehmen zum Einsatz, denn sie hat sich als effizient erwiesen.
In der Agenturbranche wird es komplex, wenn man sich die Systemlandschaft ansieht. Eine Vielzahl an Software-Lösungen für die interne Kommunikation sowie die teamübergreifende Projektabwicklung machen die Entscheidung nicht einfach.

  1. Needs erkennen
  2. Ziele und KPI’s definieren
  3. Anforderungen zusammenstellen
  4. Anbieter vergleichen
  5. Evaluierung

Agentursoftware ja oder nein

Ist ein Tool zum Aufgabenmanagement genug? Wird ein Timetracking benötigt und wie sieht es mit dem Projektcontrolling aus?
Gibt es ein Tool, das alle Bereiche abdeckt – und ist es dann nicht überdimensioniert?
Fragen über Fragen.

Needs erkennen

Klar ist, es gibt nicht die eine richtige Antwort. Nämlich, dass eine Agentursoftware für jede Agentur sinnvoll ist.
Es hängt davon ab, welche Needs vorhanden sind.
Das heißt, welche Ziele hat man sich gesetzt. Seien es Umsatzziele, neue Zielgruppenerschließungen oder auch der Ausbau verschiedener Disziplinen und Bereiche.

Aus diesen Needs ergeben sich automatisch Ableitungen, denn wer Ziele hat, möchte diese auch messbar machen. Nur so kann gewährleistet werden, dass diese auch erreicht werden.

Ziele und KPI’s definieren

Für jedes Ziel werden deshalb KPI‘s (Key Performance Indicator) definiert, anhand derer eine Erfolgsmessung möglich gemacht werden soll.

Einfaches Beispiel. Ich möchte ein Umsatzplus von 10% erwirken. Also müssen die Umsätze, die durch Projekte eingehen, getrackt und die Daten zugänglich gemacht werden. Und das nicht erst zum Jahresabschluss, sondern am besten Monat für Monat – noch besser – in Echtzeit.
Ist klar, was getrackt werden muss, wird auch klarer, welche Daten erfasst werden müssen.

Um beispielsweise die aktuelle Auslastung erkennen zu können, ist es wichtig, dass Mitarbeiter Stunden notieren. Das lässt dann auch Rückschlüsse auf Projektaufwände zu und verhindert, dass Mitarbeiter über- oder unterlastet sind.
In Kombination mit einem Umsatztracking für jedes Projekt kann dann auch nachvollzogen werden, ob das Projekt rentabel ist oder war.

Anforderungen zusammenstellen

Erstellen Sie also eine Liste von allen KPI’s und den Daten, die hierfür erfasst werden müssen.
Damit können Sie dann Ihre Anforderungen an eine Software stellen.

• Reicht eine Kommunikationsplattform aus?
• Wird ein Aufgabenmanagement benötigt?
• Sollen Projektaufwände getrackt werden?
• Ist es wichtig, die Auslastung zu prüfen?
• Sollen auch Kosten und Umsätze erfasst werden?

Unsere Checkliste bietet Ihnen eine gute Basis für den eigenen Anforderungskatalog. Wir haben hier für Sie zusammengefasst, welche Informationen zu Anbietern und Funktionen wichtig sind, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.

Anbieter vergleichen

Sämtliche Anbieter auf dem deutschsprachigen Markt bieten Lösungen an, die von der Projektakquise über das Projektmanagement bis zur Abrechnung alle notwendigen Prozessschritte abbilden.

Wichtig bei einem Vergleich ist es herauszufinden, welches der geeignete Partner ist. Denn die Aspekte, die die spätere Zusammenarbeit beeinflussen sind entscheidend. Hierbei spielen Schulungs- und Beratungskonzepte eine große Rolle, die Support Angebote sowie die Integration von Kundenanforderungen in die Roadmap-Planung des Anbieters.

Die bekanntesten All-in-one-Agentursoftware-Lösungen auf dem deutschsprachigen Markt sind derzeit diese fünf Anbieter:

Evaluierung

Ist die Vorauswahl getroffen ist es wichtig, dass eine ausreichende Testphase innerhalb der Evaluierungsphase eingeplant wird. Denn so kann man genauer einschätzen, wie sich die Software im Alltag schlägt.

Um einen Vergleich bzgl. Service-Leistungen und Funktionen ziehen zu können, gilt es die Angaben zum Anbieter ebenso einzubeziehen, wie zu einzelnen Funktionalitäten. Nehmen Sie deshalb auch die Implementierungs- und Onboarding-Konzepte genau unter Lupe. Gibt es einen Fahrplan für die Implementierung? Erhalten Sie einen dezidierten Ansprechpartner? Und gibt es ein individuelles Onboarding, angepasst auf Ihre Bedürfnisse?

Wird diesen Fragen Rechnung getragen, stellen Sie einen nachhaltigen Wandel sicher und starten sorglos in Ihren neuen Projektalltag.

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