Der Troi Projektworkflow – schnell und einfach erklärt

Auf eine neue Software umzusteigen, die sämtliche Unternehmensprozesse abbildet, verbinden viele mit einem hohen Ressourcen- und Zeitaufwand.

Dass dies ein Prozess ist, der neben einer reinen Implementierung auch die Etablierung neuer Workflows beinhaltet, schreckt zunächst einige Unternehmen ab.

Doch genau hierin liegt der Kern – nur eine ganzheitliche Umstellung bringt den gewünschten Erfolg. Ganzheitlich bedeutet, die Ausgangslage genau zu betrachten und ein Zielbild zu definieren, wie der künftige Prozess aussehen soll. Das Ziel ist die Basis für alle weiteren Entscheidungen und macht die Umstellung wesentlich einfacher.

Das klingt erstmal nach viel Aufwand. Doch wer hier strukturiert und gut organisiert vorgeht sieht sehr schnell, dass eine Umstellung in einem relativ kurzen Zeitraum erfolgen kann.

In vielen Fällen ist bereits nach einigen Wochen die Software komplett einsatzbereit und im operativen Tagesgeschäft anwendbar.

Aus unserer Erfahrung heraus benötigen Unternehmen für eine ganzheitliche und nachhaltige Umstellung im Durchschnitt 2-3 Monate.

Je mehr Zeit eingeplant werden kann, desto genauer können Prozesse beleuchtet und optimiert werden. Desto intensiver kann eine Einarbeitung erfolgen und desto nachhaltiger ist die Umstellung.

Die Etablierung einer neuen Unternehmenssoftware sollte von Personen, die im administrativen Bereich, als auch von Personen, die im operativen Bereich tätig sind, begleitet werden.

Die Erfahrung zeigt, dass ein solches Projekt einen ähnlichen Stellenwert haben sollte, wie ein Kundenprojekt. Denn der Umstellungsprozess prägt das spätere operative Geschäft entscheidend und sollte deshalb mit der entsprechenden Relevanz betrachtet werden.

Viele Unternehmen stellen deshalb zwei Personen für den Implementierungsprozess, von der zumindest eine Person eine Entscheidungsbefugnis haben muss. Zweiter ist in der Regel auch der Projektleiter.

Wenn diese Personen bestimmt sind, haben Sie den ersten wichtigen Schritt bereits getan. Machen Sie dann auch anderen deutlich, welche Relevanz das Thema innerhalb des Unternehmens hat und welchen Vorteil alle Mitarbeiter davon haben werden.

Die Zusammenarbeit wird durch das neue System wesentlich vereinfacht. Workflows werden transparenter und effizienter. Durch Standardisierung und Automatisierung können sich alle Mitarbeiter auf Ihre wertschöpfenden Tätigkeiten fokussieren.

Wie bereits erwähnt, ist es zunächst wichtig ein klares Zielbild zu haben und Verantwortlichkeiten zu klären. Aber auch die Definition der Milestones für das Projekt ist wichtig.

Wenn Sie wissen, wo Ihre Paint Points liegen, können Sie diese priorisieren. Das gibt Ihnen bereits die richtige Vorgehensweise vor.

Versuchen Sie festzulegen, wo der neue Prozess Ihnen den größten Impact bietet. Welches ist die Kernfunktionalität des neuen Systems, auf das sie am meisten angewiesen sind? Legen Sie hier zunächst Ihren Fokus.

Geht es darum eine einheitliche Kundendatenbank aufzubauen, damit die Angebots- und Rechnungsverwaltung effizienter läuft. Oder geht es um die Projektverwaltung und die Ressourcenplanung?

Welche Daten benötigen Sie hierfür im neuen System, wo liegen diese und wie stehen Ihnen diese zur Verfügung?

Troi führt Sie Schritt für Schritt durch den Implementierungsprozess.

In einem Erstgespräch werden alle wichtigen Schritte besprochen und ein optimales Vorgehen festgelegt: genau auf Ihre Anforderungen hin.

Durch unsere Expertise und zahlreiche Best-Practices kann Troi Ihnen genau sagen, welche ToDo‘s auf Ihrer Seite anfallen und kann Ihnen einen genauen Projekt-Scope nennen.

Außerdem erstellen wir Ihnen einen detaillierten Projektplan, der alle Projektphasen aufzeigt und in einen zeitlichen Rahmen legt.

Die Timings können jedoch Sie bestimmen. Manche Projektphasen können also auch etwas länger oder kürzer ausfallen.

Die wichtigsten Milestones bei der Etablierung einer Agentursoftware sind in der Regel:

1. Die Analyse und die Optimierung bestehender Unternehmensprozesse, um den Workflow bestmöglich auf den Einsatz von Troi abzustimmen.
2. Die Installation – das heißt das Aufsetzen Ihrer Softwarelösung durch Troi. Als SaaS-Anbieter kümmern wir uns um alles rund ums Hosting Ihrer Troi Instanz.
3. Der Import der relevanten Daten aus alten Systemen. Dies beinhaltet die Kundendaten, Kategorisierung und Clustering, aber auch die Kreditoren- und Debitorendaten für Ihre Buchhaltung.
4. Das Anlegen der wichtigsten Daten im neuen System (bspw. Ihre Rate Card und Projekttypen, aber auch die Anlage von Nutzerrollen).
5. Der Einstieg in das operative Geschäft (zunächst durch eine Projektleiterschulung, dann der Roll-out für alle Mitarbeiter).

Unsere Ansprechpartner stehen Ihnen dabei von der Installation bis zum Start in das operative Geschäft zur Verfügung.

Aber auch die Unterstützung über den Start hinaus erweist sich in vielen Fällen als gewinnbringend für das Unternehmen. So können kleinere Reibungen im Workflow nochmals nachjustiert werden, um den ROI zu optimieren.

Ein professionell begleitetes Onboarding ist der Grundstein für eine optimale Nutzung von Troi und damit eine nachhaltige Transformation.

Das Onboarding beginnt mit einer auf Sie zugeschnittenen Implementierung und enthält lehrreiche Trainings, um einen schnellen Einstieg in Troi zu erhalten. Ein Ansprechpartner für alle weiteren Fragestellungen und möglichen Herausforderungen steht Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

So werden Sie schnell und kompetent in allen Belangen der Implementierung unterstützt.