Schnittstellen Synchronisation

Abhilfe schaffen mit den richtigen Schnittstellen

In Unternehmen kommen viele Tools zum Einsatz – vor allem wenn remote oder hybrid gearbeitet wird. Neben unternehmensübergreifenden Lösungen wie internen Chats, Telefonsoftware und Emaillösungen, hat jede Abteilung in der Regel eigene Lösungen, die den Arbeitsalltag digital abbilden und erleichtern sollen.

Gerade in der Projektarbeit ist dabei ein transparenter Überblick wichtig. Dieser umfasst jedoch nicht nur das Projektmanagement, dieser sollte alle Unternehmensbereiche umfassen.

Damit hier keine Datensilos entstehen und Systembrüche die Arbeit zwischen den Abteilungen erschweren, ist es wichtig, Schnittstellen zu schaffen.

Viele Tools verlangsamen den Prozess

Fakt ist, mit jedem Tool steigt der Pflegeaufwand. Manchmal ist es sogar notwendig, Daten mehrfach zu pflegen und regelmäßig (meist händisch) abzugleichen. Deshalb ist es wichtig, ein Kernsystem zu etablieren, dass alle notwenigen Tools miteinander verbindet, um einen bereichsübergreifenden Datenflow zu ermöglichen.

Wenn es um die Effizienz der Projekte geht, ist es außerdem notwendig, dass Daten transparent und zugänglich sind. Sind diese über verschiedene Systeme verstreut, ist es oft schwer möglich Transparenz zu schaffen, um Synergien zu ermöglichen.

Ein Kernsystem etablieren

Mit heutigen Projektmanagement-Software-Lösungen, ist es möglich, bereits einen Großteil der Geschäftsprozesse abzubilden. Doch es gibt Anforderungen, die nicht jedes Projektmanagement-Tool abdecken kann.

Trotzdem ist es ratsam sich für ein Kernsystem zu entscheiden, dass vor allem den Projektworkflow von der Angebotsgestaltung bis zur Abrechnung ermöglicht. Damit kann bereits vieles durch Automation erleichtert werden und es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit denselben Daten arbeiten können. Was auch ein teamübergreifendes Projektcontrolling und -reporting ermöglicht.

Schnittstellen schaffen, wo notwendig

Gibt es im Unternehmen Tools, die bereits eingesetzt werden, die durch eine Projektmanagement-Lösung nicht abgedeckt werden können, kann eine Schnittstelle dafür sorgen, dass wichtige Daten automatisiert, weitergegeben und verarbeitet werden können.

Dies betrifft beispielwiese Bereiche, in denen sehr spezialisierte Lösungen zum Einsatz kommen, etwa in der Finanzbuchhaltung. Denn viele Tools für das Projektmanagement bilden nur eine vorbereitende Buchhaltung ab. Gerade eine Schnittstelle zu DATEV für eine weiterführende Verarbeitung bietet sich daher für viele Unternehmen an.

Genauso ist die Integration von Ticketsystemen – vor allem bei Softwareprojekten für viele ein wichtiger Aspekt. Lösungen, wie JIRA werden zur Organisation von Entwicklerprojekten genutzt und sind speziell auf die Pflege des Backlogs ausgerichtet. Gerade wenn es um die Erfassung von Aufwänden geht, müssen das Kernsystem und das Ticketsystem aber miteinander kommunizieren.

Effizienz steigern und Fehleranfälligkeiten minimieren

Durch die Zentralisierung Ihrer Kernprozesse schaffen Sie einen höchst effizienten Prozess. Denn durch die Automatisierung sonst händischer Aufwände werden nicht nur wichtige Ressourcen gespart, auch die Fehleranfälligkeit sinkt enorm. Daten werden ohne menschliches Eingreifen an relevante Abteilungen weitergeben und bilden die Basis für ein aussagekräftiges Unternehmensreporting. Damit ermöglichen Sie allen Stakeholdern einen transparenten und verlässlichen Blick auf die aktuelle Projektlage.

Wie funktioniert eine effiziente Synchronisation?

Die Anbindung anderer Systeme erfolgt über die Schnittstelle des zentral genutzten Tools, beispielsweise der Projektsoftware. In der Regel werden bereits einige fertige Schnittstellen zu anderen Programmen angeboten, die sich als sinnvolle Ergänzung erweisen. Das macht die Anbindung wesentlich einfacher und schneller.

Was macht eine Schnittstelle?

Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass bestimmte Programmteile verschiedener Software-Lösungen Daten austauschen. Dies erfolgt immer in einer vorgegebenen Struktur. Das heißt von beiden Seiten wird definiert, in welcher Form Daten übertragen und gesendet werden.

Ausgetauscht werden in der Regel Datensätze. Es können aber auch Funktionen übertragen werden. In den meisten Fällen geht es darum, dass Datensätze, die in unterschiedlichen Systemen benötigt werden, nicht händisch durch verschiedene Abteilungen gepflegt werden müssen. Ein initial angelegter Datensatz kann automatisiert an ein oder sogar mehrere Systeme an eine bestimmte Stelle in einer bestimmten Form weitergegeben werden.

Ein häufiges Beispiel sind Kundendaten – diese werden an sehr vielen Stellen benötigt. Vom Vertrieb, vom Support und in der Buchhaltung. Der Vertrieb arbeitet dabei meist mit einem CRM-System, der Support mit einem Ticket-System und die Buchhaltung mit einem Tool zur Rechnungsverwaltung. Dies würde ohne Schnittstelle dreifache Datenpflege bedeuten.

Welche Tools können mit der Troi Projektsoftware verbunden werden?

Troi Schnittstellen

Da jedes Unternehmen andere Ansprüche an ihre Systemlandschaft stellt, gibt es bei Troi eine Vielzahl von Tools, die über eine Schnittstelle angebunden werden können. Dies umfasst CRM-Systeme, Tools zur Personalverwaltung, Buchhaltungssoftware oder Ticketsysteme:

Asana – Aufgabensynchronisation

Über ein Browser-Plugin werden Aufgaben aus Asana in die Troi Projektaufgaben übernommen und den zugehörigen Kalkulationspositionen zugewiesen. Die Synchronisation erfolgt dabei automatisch alle 30 Minuten. Außerdem können über das Plug-in direkt Projektzeiten erfasst werden.

CalDav – Kalendersynchronisation

Mit der CalDav Schnittstelle können Kalendereinträge, die in Troi vorgenommen werden mit iOS Geräten synchronisiert werden. So haben Nutzer auch über ihr iPhone und iPad Zugriff auf ihre Termine.

CardDav – Kontaktsynchronisation

Mit der CardDav Schnittstelle können Kontakte, die in Troi angelegt werden, mit iOS Geräten synchronisiert werden. So haben Nutzer auch über ihr iPhone und iPad Zugriff auf ihre Kontakte.

Jira – Synchronisation von Projektzeiten

Mit der JIRA-Integration werden Stundenbuchungen automatisch auf die entsprechenden Kalkulationsposition innerhalb der zugehörigen Projekte in Troi gebucht.

Microsoft Exchange – Outlook-Synchronisation für Termine

Die Exchange-Anbindung synchronisiert neu erstellte Termine, Abwesenheiten und Aufgaben. Damit sind Einträge aus Troi auch in Outlook einsehbar.

Microsoft PowerBI – Datenvisualisierung für Reports

Mit der PowerBI Anbindung können individuelle Dashboards zu allen Auswertungen in Troi erstellt werden. Die Visualisierung der Reports unterstützt dabei eine agile Unternehmenssteuerung.

Pipedrive – Kontaktsynchronisation  

Wer Pipedrive als CRM System im Einsatz hat, kann mit der Schnittstelle alle relevanten Kontaktdaten an Troi übertragen. Wird aus einem Kontakt ein Projekt, sind mit einem Klick alle notwenigen Daten in Troi verfügbar und können für die Angebotserstellung weiterverarbeitet werden.

Personio – Synchronisation von Mitarbeiterdaten

Um Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten in Personio und Troi zu verwenden, kann die Personio-Schnittstelle genutzt werden. Die Synchronisation erfolgt automatisch alle 15 Minuten. Damit sind wichtige Daten für die Ressourcenplanung auch in Troi verfügbar.

timeBro – Zeitbuchungen übertragen

Mit der timeBro Schnittstelle können Zeiteinträge und Kommentare für Projektaufgaben direkt den aus Troi importierten Erfassungspositionen zugewiesen werden.

Financial Accounting Schnittstelle

Mit dem TROI Financial Accounting Tool können Buchhaltungsdaten aus Troi exportiert werden, damit diese für professionelle Buchhaltungsprogramme zur Verfügung stehen. Gängige Exportformate sind DATEV, BMD und Sage.

Damit stellen wir unseren Nutzern eine breite Palette an Anbindungen zur Verfügung, die eine ideale Ergänzung zu Troi darstellen und unseren Nutzer die Flexibilität einrichten, die sie benötigen, um ihren Projekt-Alltag bestmöglich zu meistern.