31.01.2018

Onboarding neuer Mitarbeiter - mit oder ohne Plan?

Onboarding neuer Mitarbeiter

Unser Consulting Team weiß um die Schwierigkeiten in der Gewinnung neuer Mitarbeiter sowie die Herausforderungen, die ein gelungenes Onboarding mit sich bringen. Agenturen suchen Mitarbeiter mittlerweile auf allen Kanälen. Sei es über Hochschulen, Verbände, die gängigen Social Media Channels oder Online-Jobbörsen. Auch Speed Dating Events scheinen eine Plattform für das Recruiting zu sein. In nebeliger Vergangenheit liegen die Zeiten, in denen sich die Agenturreihen durch Initiativbewerbungen geschlossen haben und der hierarchische Aufstieg Usus war. 

Jetzt konkurriert die Branche mit attraktiven Marken um Bewerber, die neben einem guten Ruf auch mit Benefits wie ortsunabhängiges Arbeiten für sich werben. Und so zahlen Agenturen mittlerweile sehr viel Geld dafür, neue und erfahrene Talente zu rekrutieren. 

Ist der Arbeitsvertrag mit dem neuen Mitarbeiter unterschrieben, sind alle glücklich über das Placement und die potenzielle Entlastung. Aber oftmals bricht nach der Vertragsunterzeichnung das Umsorgen ab – Onboarding, Einarbeitung, planvolles Vorgehen ist in vielen Agenturen eine unterschätzte Disziplin. Ressourcenmangel und stetige Verschiebung des Fokus sind mögliche Gründe dafür.

Warum ist ein geregeltes Onboarding wichtig für Mitarbeiter UND Arbeitgeber?

Gerade der wichtige „erste Eindruck“ wird geprägt von einem strukturierten und wertschätzenden Vorgehen. Und dabei ist es weniger eine absichtliche Nachlässigkeit, sondern vielmehr die Fehleinschätzung, dass ein Einarbeiten nicht wichtig genug ist, um in diesen Prozess Zeit und Kraft zu investieren.
„Learning by doing“ ist besonders bei jungen Kollegen sehr verbreitet.

Das spontane und improvisierte Arbeiten gehört natürlich auch zum flotten Agentur-Ton und sollte beibehalten werden. Aber Fehler neuer Mitarbeiter, die rechtzeitig korrigiert werden, haben nachweislich weniger Auswirkungen auf die Performance, als wenn sich falsches Verhalten oder Prozesse einschleifen.

Teil einer Einführung sollte sein, den neuen Kollegen prozess- und regelkonformes Arbeiten zu ermöglichen. Dabei geht es sowohl um Arbeitsabläufe als auch um die Vermittlung kultureller Werte und Normen.

Oftmals wird leider unterschätzt, dass ein fehlendes oder mangelhaftes Onboarding die zumindest kurz- bis mittelfristige Arbeitsqualität verringert. Um dies zu verhindern braucht der neue Mitarbeiter nicht nur funktionierendes Equipment, die gebrandete Baseballcap des letztes Sommerfests und eine Kaffeetasse mit dem Agenturnamen – sicher alles wichtige Zeichen von Wertschätzung – sondern auch einen soliden Einarbeitungsplan.

Was sollte ein guter Onboarding-Plan beinhalten?

  1. Organisations-Informationen
    Jenseits von Awards oder den letzten Presseinformationen macht eine Selbstdarstellung einen prima ersten Eindruck. Aber neue Kollegen haben natürlich andere Anforderungen an die Wissensvermittlung als ein Neukunde. Er oder sie möchte über die Arbeitszeit- und Pausenregelung informiert werden, wie Urlaubsanträge stellen und Time Tracking funktioniert und wo man weiterführende Informationen erhalten kann. Über Vision, Mission und die Agenturwerte zu dozieren kann Sinn machen, mehr noch sollte die gelebte Unternehmenskultur den neuen Kollegen herzlich willkommen heißen.
  2. Vorstellungsrunde(n)
    Nicht nur der Empfang sollte wissen, wann und welcher Mitarbeiter neu anfängt, auch die eigene Abteilung und im erweiterten Sinn die ganze Agentur sollte dem Neuling einen guten Start wünschen – gegenseitige Vorstellung inklusive.
    Abhängig von der Jobposition gehören externe und interne Parteien genauso zur Vorstellungsrunde wie auch Kunden. Es ist ein wertschätzendes Zeichen, wenn Sie all diese Dinge im Vorfeld bedenken und in einem Timetable organisieren. Und damit ist oftmals die Führung durch’s Haus gleich mit abgegolten.
  3. Job Profile
    Es stand in der Jobbeschreibung, was vom Kandidaten erwartet wird. Aber wissen Sie, was es für ein tolles Gefühl es ist, wenn Sie sich an den Arbeitsplatz setzen und eine kurze Beschreibung vorfinden, auf welchem Feld Sie ab jetzt kreativ werden dürfen? Beschreiben Sie welche Funktionen und Aufgaben der neue Mitarbeiter erfüllen soll und welche Kunden er vielleicht betreut. Eine Aufstellung seiner (ersten) Ansprechpartner und Schnittstellen runden das Profil ab.
  4. Lern- und Aufgabenplan für die erste(n) Woche(n)
    Was wird der Kollege in den ersten Woche erlernt haben und welche Aufgaben kann er bereits nach wenigen Tagen selbstständig erledigen? Zeigen Sie auf, wo die Reise kurzfristig hingeht, damit die beidseitige Erwartungshaltung klar ist und keine Missverständnisse auftauchen. Solange es sich nicht um einen Ausbildungsberuf handelt, sollte dieser Plan maximal 6 Wochen umfassen. Danach sollte der Mitarbeiter in den „normalen Wahnsinn“ entlassen werden.
  5. Stipp-Visiten
    Organisieren Sie für die Schnittstellen-Abteilungen kurze Vorstellungsrunden mit dem Verantwortlichen und ggf. Schnupper-Zeiten. Es hat noch keine Kreativen oder Berater geschadet einen halben Tag bei der Produktion oder dem Planning zu hospitieren. Horizonte erweitert man vor allem zu Beginn seiner neuen Tätigkeit mit einem ungefärbten und neugierigem Blick.
  6. Ansprechpartner
    Binden Sie neben HR weitere Ansprechpartner ein – aus der Abteilung oder gleichem Job Profile. Einige Agenturen arbeiten mit einem „Pal“ oder „Bro“ System, wo Paten die neuen Mitarbeiter eine Zeit lang begleiten und bei der Eingewöhnung helfen. Das kann neben inhaltlichen Fragen auch den sozialen Bereich abdecken. Sinnvoll ist es gleich zu Beginn Feedback-Schleifen einzubauen, beispielsweise nach 4 -6 Wochen für einen ersten Überblick und dann natürlich zum Ende der Probezeit.

Fragen dazu? Kontaktieren Sie uns!

Das Troi Consulting Team unterstützt Sie in Fragen rund um die Themen Change Management und Organisationsentwicklung. Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein nicht zu unterschätzender Part einer funktionierenden Unternehmensstruktur und Prozesstreue.

Kontaktieren Sie uns einfach unter beratung@troi.de, wenn Sie Fragen dazu haben, eine detailliertere Ausführung zum Thema wünschen oder an einer Prozessberatung interessiert sind. Unsere Consultants unterstützen Sie im nachhaltigen Wandel Ihrer Organisation.

Viele Grüße aus München,
Ihr Troi Consulting Team

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