15.06.2020

Warum Schnittstellen sinnvoll sind – auch für Branchenlösungen

  1. Wie funktioniert eine effiziente Synchronisation?
  2. Was macht eine Schnittstelle?
  3. Was wird ausgetauscht?
  4. Was ist der Unterschied zwischen Schnittstelle und API?
  5. Was ist eine Middleware?
  6. Welche Tools können mit Troi verbunden werden?
  7. Fragen?

 

Warum brauchen Branchenlösungen Schnittstellen zu anderen Anwendungen? Sollten diese nicht alles abdecken, was für den Ablauf der jeweiligen Branche notwendig ist? Ja und Nein.

Eine Standardsoftware für Agenturen deckt beispielsweise von der Angebotsakquise und -erstellung über das Projektmanagement und -controlling bis zur Abrechnung alle Bereiche ab, bei denen es sinnvoll ist, diese miteinander zu verknüpfen. Je nach Ausrichtung des Unternehmens, können sich jedoch individuelle Anforderungen ergeben, die über die Standardlösung hinausgehen. Dann macht meist die Anbindung einer zusätzlichen Software Sinn. Und damit diese nicht als Insellösung agiert – was Datensilos erzeugen würde – gilt es diese effizient mit dem Kernsystem zu vernetzen.

Damit kann ein durchgängiger Datenfluss gewährleistet werden, es ist keine doppelte Datenpflege notwendig und Fehleranfälligkeiten werden minimiert. Das spart Zeit und wichtige Ressourcen.

Wie funktioniert eine effiziente Synchronisation?

Die Anbindung anderer Systeme erfolgt über die Schnittstelle des zentral genutzten Tools, beispielsweise der Agentursoftware. In der Regel werden bereits einige fertige Schnittstellen zu anderen Programmen angeboten, die sich als sinnvolle Ergänzung erweisen. Das macht die Anbindung wesentlich einfacher und schneller.

Was macht eine Schnittstelle?

Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass bestimmte Programmteile verschiedener Software-Lösungen Daten austauschen. Dies erfolgt immer in einer vorgegebenen Struktur. Das heißt von beiden Seiten wird definiert, in welcher Form Daten übertragen und gesendet werden.

Der über die Schnittstelle übertragene Programmteil bleibt dabei immer von der eigentlichen Anwendung getrennt. Damit kommt zwar für den Nutzer eine Funktionalität hinzu – beide Anwendungen bleiben jedoch für sich mit dem ursprünglichen Code bestehen.

Was wird ausgetauscht?

Ausgetauscht werden in der Regel Datensätze. Es können aber auch Funktionen übertragen werden. In den meisten Fällen geht es darum, dass Datensätze, die in unterschiedlichen Systemen benötigt werden, nicht händisch durch verschiedene Abteilungen gepflegt werden müssen. Ein initial angelegter Datensatz kann automatisiert an ein oder sogar mehrere Systeme an eine bestimmte Stelle in einer bestimmten Form weitergegeben werden.

Ein häufiges Beispiel sind Kundendaten – diese werden an sehr vielen Stellen benötigt. Vom Vertrieb, vom Support und in der Buchhaltung. Der Vertrieb arbeitet dabei meist mit einem CRM-System, der Support mit einem Ticket-System und die Buchhaltung mit einem Tool zur Rechnungsverwaltung. Das würde eine dreifache Datenpflege bedeuten.

Nutzen Agenturen eine Agentursoftware, die eine Schnittstelle bereitstellt, können darüber einfach und unkompliziert weitere Systeme angebunden werden.

Wird ein Datensatz dann im CRM System angelegt ist dieser direkt in der Agentursoftware gespeichert und kann für die Angebots- und Rechnungserstellung verwendet werden.

Ebenso ist es möglich Zeiten, die über ein Ticketsystem gebucht werden, automatisch auf Projekte in der Agentursoftware zu übertragen. Diese können dann abgerechnet und an die Buchhaltung übergeben werden.

Was ist der Unterschied zwischen Schnittstelle und API?

Im Gegensatz zu einer bereits programmierten Schnittstelle ist die API einer Anwendung dazu da, eigene (noch nicht existierende) Schnittstellen zu programmieren. Anbieter stellen hierfür eine Dokumentation zur Verfügung, die sämtliche Parameter enthält, auf die zugegriffen werden kann. Der Vorteil dabei ist, dass die Schnittstelle sehr individuell gestaltet werden kann, der Nachteil ist in diesem Fall jedoch der hohe eigene Aufwand.

Was ist eine Middleware?

In vielen Fällen gibt es auch die Möglichkeit Anwendungen über eine Middleware miteinander zu verknüpfen. Die meist anwendungsneutralen Programme bieten fertige Schnittstellen für verschiedene Softwarelösungen an. Der Vorteil dabei ist, dass ohne großen Aufwand sehr schnell viele Anwendungen miteinander verbunden werden können. Meist ist die Funktionalität jedoch relativ limitiert.

Welche Tools können mit Troi verbunden werden?

Da jede Agentur andere Ansprüche (Prozess und Schwerpunkte )an ihre Systemlandschaft stellt, gibt es bei Troi eine Vielzahl von Tools, die über eine Schnittstelle angebunden werden können. Dies umfasst CRM-Systeme, Tools zur Personalverwaltung, Buchhaltungssoftware oder Ticketsysteme:

  • ActiveDirectory – Netzwerk zur Abbildung der Unternehmensstruktur
  • Asana – Webanwendung zum Aufgabenmanagement
  • CalDav – Kalendersynchronisation
  • CardDav – Kontaktsynchronisation
  • eGecko – Finanzsoftwarelösung
  • Datev – Finanzsoftwarelösung
  • BMD – Finanzsoftwarelösung
  • Sage – Finanzsoftwarelösung
  • Jira – Ticketsystem und Projektmanagementtool
  • Microsoft Exchange – E-Mailverwaltung und -sychronisation
  • Microsoft PowerBI – Datenvisualisierung für Reports
  • Pipedrive – CRM System zur Verwaltung von Deals
  • Personio – Tool zur Personalverwaltung
  • timeBro – Aktivitätserfassung für Zeitbuchungen

Damit stellen wir unseren Kunden eine breite Palette an Anbindung zur Verfügung, die eine ideale Ergänzung zu Troi darstellen und unseren Nutzer die Flexibilität einrichten, die sie benötigen, um ihren Agenturalltag bestmöglich zu meistern.

Fragen? Wir unterstützen Sie gerne

Wie Sie mit Troi Ihr Projektgeschäft abbilden, welche Schnittstellen sinnvoll sind und wie Sie unsere Web- und Mobile-Lösung als effizientes Kernsystem aufsetzen, zeigen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Webinar – online oder vor Ort.

Kontaktieren Sie uns einfach unter sales@troi.de. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

 


Autor: Dominique Junk, Marketing-Managerin bei Troi

 

 

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