ECHTZEIT-REPORTING MIT TROI
UND POWER BI

Die Agentur HIRSCHTEC nutzt Troi bereits seitvier Jahren, um ein ganzheitliches Unternehmens-Reporting zu ermöglichen. Die ausführlichenDatenin Troi bildetendabei bereits die Basis. Zur Erstellung vonindividuellen Reports wurden diese aus Troi exportiert und in verschiedenen Excelauswertungen zusammengefasst.Um diesen Prozess zu automatisieren,wurde von Troi eine Schnittstelle zu Power BI realisiert.

Hirschtec

» Anhand der Echtzeit-Auswertungen können Entscheidungen, wenn notwendig, ad hoc getroffen werden und ermöglichen damit eine schnelle und agile Projektabwicklung.«

Anke Preisse - Finance Managerin, HIRSCHTEC

DIE HERAUSFORDERUNG

Anhand der Reports sollten Teamperformance, Team-und Mitarbeiterauslastungen, Umsatzverteilung und Projektmargen sowie die Restbudgetermittlung veranschaulicht werden. Wichtig hierbei war aber auch eine Analyse der weiterberechenbaren Aufwände gegenüber nicht weiterberechenbaren Leistungen. Außerdem sollte anhand der Daten ein Forecast realisiert werden, um eine bessere Planung der Ressourcen zu ermöglichen. Vor allem aufgrund der Restbudgetermittlung sollte eine mittelfristige Planung erfolgenkönnen. Dabei waren Kennzahlen aus der Stundenauswertung sowie Umsatz-und Budgetdaten relevant.

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DIE LÖSUNG

Aus den in Troi verfügbaren Daten wurden verschiedene Dashboards entwickelt, die HIRSCHTEC dabei unterstützen, die Kennzahlenschnell und einfachin visualisierter Form abzurufen.

Der automatisierte Report mit verschiedenen Dashboards nutzt Echtzeitdaten aus Troi und visualisiertsämtliche Kennzahlen, die für ein Monitoring des Projektgeschäfts notwendig sind.

*Beispieldaten (Namen und Kennzahlen wurden verändert und dienen lediglich der Anschauung)

NWB Diagramm
Der Berichtzeigt auf Projektebene den Anteil an nicht
weiterberechenbaren Leistungen und lässt damit Rückschlüsse auf
die Rentabiltiät der Projekte zu
Auslastungsreport
Der Report zeigt die gebuchten Stunden
auf Mitarbeiter-und Team-Ebene.
Hieraus lässt sich zum einen die durchschnittliche
Auslastungund zum anderen der
Anteil der weiterberechenbaren Auslastung ermitteln.
Restbudget für Projekte
Anhand des Restbudgets kann ermittelt werden,
wie viele Stunden bereits auf ein Projekt gebucht wurden
und wie viele Stunden anhand des
geplanten Budgets noch zur Verfügung stehen.
Außerdem zeigt der Report auch
den Anteil der nicht weiterberechbaren Leistungen.
NWB-Stunden-Report
Der Berichtzeigt auf Projektebene den Anteil an
nicht weiterberechenbaren Leistungen
und lässt damit Rückschlüsse
auf die Rentabiltiät der Projekte zu.
Zeitprüfungs-Report
Anhand des Zeitprüfungs-Reports werden geschriebene Stunden
überwacht und geprüft. Damit können beispielsweise
klare Regelungen zum Arbeitszeitausgleich erfolgen,
aber auch Rückschlüsse auf die Ressourcenplanung gezogen werden.
Angebotene Projekte
Über die Ansicht der angebotenen Projekte können anstehende
Aufwände und Umsätze veranschaulicht
werden. Diese lassen eine mittelfristige Ressourcenplanung zu und
bilden die Basis für strukturelle und personelle Optimierungen.
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*Beispieldaten (Namen und Kennzahlen wurden verändert und dienen lediglich der Anschauung)

DAS ERGEBNIS

Die umgesetzen Dashboards dienen als grundlegende Entscheidungsbasis für unternehmensinterne Optimierungen und strukturelle Anpassungen bei HIRSCHTEC. Anhand der Echtzeit-Auswertungen können Entscheidungen, wenn notwendig, ad hoc getroffen werden und ermöglichen damit eine schnelle und agile Projektabwicklung. Die zuständigen Entscheidungsträger erhalten so zu jeder Zeit direkten Zugriff auf die richtigen Zahlen und sorgen für ein engmaschiges Controlling, das sowohl eine kurz-, mittel-als auch langfristige Planung zulässt.

 

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PROFIL

Seit 2005 digitalisiert HIRSCHTEC interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Als Full-Service Agentur für digitale Arbeitsplätze hat sich HIRSCHTEC auf die schlüsselfertige Einführung von Intranets und Kollaborationslösungen spezialisiert und ist neben dem Hauptsitz in Hamburg mit Büros in Düsseldorf, Berlin, Wien und Zürich präsent. Über 100 Mitarbeitendeunterstützen Kunden wie die Deutsche Bahn, Deutsche Bundesbank, Air Liquide, Siemens Gamesa, Ricola, Wiener Städtische Versicherung, FRoSTA und Weleda. Sie werden begleitet von der Strategieentwicklung über die Konzeptions-und Umsetzungsphase bis hin zum Betrieb und Kommunikations- und Change-Initiativen.