Schon seit einigen Jahren setzen sich Agenturen mit den flexiblen und kreativen Workflows digitaler Startups auseinander. Agiles Arbeiten ist dort bereits nicht mehr nur ein Begriff, sondern wird wirklich umgesetzt. Mehr Selbstbestimmtheit, hohe Eigenmotivation und effizientes Teamwork machen Lust, den Schritt zu wagen. Aber: Womit fängt man an?
Agiles Arbeiten bedeutet nicht, ohne Regeln zu interagieren
Nicht ohne Grund haben sich in vielen Unternehmen bestimmte Workflows entwickelt, Verantwortlichkeiten herausgebildet und Prozesse ausgeprägt.
Für einen erfolgreichen Wandel ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter und deren Erfahrung in den Prozess einzubeziehen. Außerdem sollte man dem etablierten Qualitätsanspruch auch weiterhin gerecht werden. Verbinden Sie also gelerntes, tradiertes Verhalten mit neuen Arbeitsmustern. Das bedeutet einerseits, klar zu definieren, welche Regeln und Verhaltensweisen weiterhin gültig sind – und welche neuen Prinzipien künftig angewandt werden.
Wie definieren Sie Milestones und neue Regeln?
Zunächst sollten Sie sich darüber Gedanken machen, was Sie mit einem agilen Vorgehen erreichen wollen und wie sich das agile Set-Up bei Ihnen entwickeln kann. Daraus lassen sich das Regel-Set-Up, Ihre individuelle Wandlungs-Geschwindigkeit und Milestone-Planung ableiten.
Diese Regeln sollten Sie für Ihre neuen, agilen Workflows beachten:
- Jegliche Art von Kommunikation ist schnell und führt zu einer augenblicklichen Reaktion. Egal ob Briefinganpassungen oder Feedback vom Kunden, interne Absprachen oder Umfeldänderungen.
- Kundenprojekte haben kein starres Kosten- und Leistungskonstrukt in der Kalkulation. Arbeitsaufwände werden – wenn möglich – in Leistungsphasen kalkuliert und abgerechnet. So kann flexibel auf Änderungen reagiert werden.
- Arbeitsaufwände werden über eigenverantwortliche Ressourcen-Aussteuerung der Teams (Units) oder Agentur gesteuert, nicht über Hierarchie- oder Abteilungszuordnung.
- Fehler sind eine wichtige Lernquelle im Prozess. Ein strukturierter Analyse- und Aufarbeitungsprozess von Fehlern in „Lessons Learned“ führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung in der Organisationsperformance und zur aktiven Beteiligung aller involvierten Personen.
Agile Organisation will gelernt sein
Agiles Arbeiten bedeutet nicht automatisch weniger Organisation. Besonders bei der Einführung agiler Arbeitsweisen kann es sein, dass Sie stark gefordert werden. Denn es geht darum, die Transformation zu neuen Interaktionsmustern zu meistern. Um Aufgaben so effizient wie möglich zu lösen, steht nicht mehr die starre Abarbeitung aller To-do’s im Fokus, sondern die Kommunikation aller Beteiligten untereinander. Und diese muss organisiert sein, denn alle Parteien müssen zu jedem Zeitpunkt über den aktuellen Projektstand informiert sein.
Transparenz spielt beim agilen Arbeiten also eine zentrale Rolle. Dafür ist es essenziell, mit Echtzeitauswertungen zu arbeiten und sich regelmäßig auszutauschen – nicht nur intern, sondern auch mit dem Kunden.
Durch regelmäßige Jour Fixes und Dailys kann auch bei agilem Arbeiten eine gewisse Struktur vorgegeben werden, die es Mitarbeitern erleichtert, sich in die neuen Prozesse einzufinden.
Effizienz durch Retrospektiven schaffen
Auch wenn aller Anfang schwer ist, bedeutet die Umstellung keinen Bruch von heute auf morgen. Es handelt sich auch hierbei um einen Prozess, der im Idealfall niemals abgeschlossen ist. Mit regelmäßigen Retrospektiven sollen Learnings aus Projekten gezogen werden, um die Workflows nach und nach zu verbessern. Dabei sind Kennzahlen aus dem Projekt eine wichtige Unterstützung.
Unser Consulting Team zeigt Ihnen gerne, auf welche Daten es hierbei ankommt und unterstützt Sie beim Aufbau einer effizienten Prozessstruktur.
Kontaktieren Sie uns unter beratung@troi.de.
Ihr Troi Team