Agentursoftware nachhaltig implementieren

Agentursoftware implementieren
Schritt für Schritt zum Total Return on Investment

Eine Agentursoftware unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse auf das Wesentliche zu reduzieren und den Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten zu legen. Trotzdem scheuen viele Unternehmen den Umstieg.

In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie Sie mit dem richtigen Software-Partner Ihre Prozesse auf Ihre Unternehmensziele hin optimieren. Wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, um für einen nachhaltigen Wandel zu sorgen und wie Sie damit Ihren total return on investment erzielen.

Für effiziente Workflows, die Raum für Wachstum geben.

Wie lange dauert eine Implementierung?

Auf eine neue Software umzusteigen, die sämtliche Unternehmensprozesse abbildet, verbinden viele mit einem hohen Ressourcen- und Zeitaufwand.

Dass dies ein Prozess ist, der neben einer reinen Implementierung auch die Etablierung neuer Workflows beinhaltet, schreckt zunächst einige Unternehmen ab.

Doch genau hierin liegt der Kern – nur eine ganzheitliche Umstellung bringt den gewünschten Erfolg. Ganzheitlich bedeutet, die Ausgangslage genau zu betrachten und ein Zielbild zu definieren, wie der künftige Prozess aussehen soll. Das Ziel ist die Basis für alle weiteren Entscheidungen und macht die Umstellung wesentlich einfacher.

»Nur eine ganzheitliche Umstellung sorgt für nachhaltigen Erfolg.
Doch der Invest lohnt sich.«

Das klingt erstmal nach viel Aufwand. Doch wer hier strukturiert und gut organisiert vorgeht sieht sehr schnell, dass eine Umstellung in einem relativ kurzen Zeitraum erfolgen kann.

Unserer Erfahrung nach benötigen Agenturen im Durchschnitt 2-3 Monate für die ganzheitliche Umstellung.

In vielen Fällen ist bereits nach einigen Wochen die Software komplett einsatzbereit und im operativen Tagesgeschäft anwendbar.

Je mehr Zeit eingeplant werden kann, desto genauer können Prozesse beleuchtet und optimiert werden. Desto intensiver kann eine Einarbeitung erfolgen und desto nachhaltiger ist die Umstellung.

Wie viele Ressourcen bindet die Umstellung?

Die Etablierung einer neuen Unternehmenssoftware sollte von Personen, die im administrativen Bereich, als auch von Personen, die im operativen Bereich tätig sind, begleitet werden.

Die Erfahrung zeigt, dass ein solches Projekt einen ähnlichen Stellenwert haben sollte, wie ein Kundenprojekt. Denn der Umstellungsprozess prägt das spätere operative Geschäft entscheidend und sollte deshalb mit der entsprechenden Relevanz betrachtet werden.

»Zwei Personen im Unternehmen sollten den Prozess begleiten,
aber die Relevanz des Themas muss allen kommuniziert werden.«

Viele Unternehmen stellen deshalb zwei Personen für den Implementierungsprozess, von der zumindest eine Person eine Entscheidungsbefugnis haben muss. Zweiter ist in der Regel auch der Projektleiter.

Wenn diese Personen bestimmt sind, haben Sie den ersten wichtigen Schritt bereits getan. Machen Sie dann auch anderen deutlich, welche Relevanz das Thema innerhalb des Unternehmens hat und welchen Vorteil alle Mitarbeiter davon haben werden.

Die Zusammenarbeit wird durch das neue System wesentlich vereinfacht. Workflows werden transparenter und effizienter. Durch Standardisierung und Automatisierung können sich alle Mitarbeiter auf Ihre wertschöpfenden Tätigkeiten fokussieren.

Was ist vor der Implementierung zu beachten?

Wie bereits erwähnt, ist es zunächst wichtig ein klares Zielbild zu haben und Verantwortlichkeiten zu klären. Aber auch die Definition der Milestones für das Projekt ist wichtig.

Wenn Sie wissen, wo Ihre Paint Points liegen, können Sie diese priorisieren. Das gibt Ihnen bereits die richtige Vorgehensweise vor.

Versuchen Sie festzulegen, wo der neue Prozess Ihnen den größten Impact bietet. Welches ist die Kernfunktionalität des neuen Systems, auf das sie am meisten angewiesen sind? Legen Sie hier zunächst Ihren Fokus.

»Nutzen Sie Ihre größten Paint Points als Ausgangspunkt für die Umstellung.
Diese bestimmen Ihren individuellen Fahrplan.«

Geht es darum eine einheitliche Kundendatenbank aufzubauen, damit die Angebots- und Rechnungsverwaltung effizienter läuft. Oder geht es um die Projektverwaltung und die Ressourcenplanung?

Welche Daten benötigen Sie hierfür im neuen System, wo liegen diese und wie stehen Ihnen diese zur Verfügung?

Kompetente Anbieter besprechen Ihre individuellen Needs mit Ihnen und legen zusammen mit Ihnen Ihren individuellen Fahrplan fest.

Wie sieht der Umstellungsprozess aus?

Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, ist der erste Schritt das Kennenlernen Ihres persönlichen Ansprechpartners.

Dieser führt Sie Schritt für Schritt durch den Implementierungsprozess.

In einem Erstgespräch werden alle wichtigen Schritte besprochen und ein optimales Vorgehen festgelegt: genau auf Ihre Anforderungen hin.

Durch die Expertise Ihres Ansprechpartners und zahlreiche Best-Practices kann dieser Ihnen genau sagen, welche ToDo‘s auf Ihrer Seite anfallen und kann Ihnen einen genauen Projekt-Scope nennen.

»Ihr persönlicher Ansprechpartner erstellt Ihren individuellen Projektplan
und führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.«

Außerdem erstellt Ihnen der Anbieter einen detaillierten Projektplan, der alle Projektphasen aufzeigt und in einen zeitlichen Rahmen legt.

Die Timings können jedoch Sie bestimmen. Manche Projektphasen können also auch etwas länger oder kürzer ausfallen.

Die wichtigsten Milestones bei der Etablierung einer Agentursoftware sind in der Regel:

  • Die Installation – das heißt das Aufsetzen Ihrer Softwarelösung.
  • Der Import der relevanten Daten aus alten Systemen. Dies beinhaltet die Kundendaten, Kategorisierung und Clustering, aber auch die Kreditoren- und Debitorendaten für Ihre Buchhaltung.
  • Das Anlegen der wichtigsten Daten im neuen System (bspw. Ihre  Rate Card und Projekttypen, aber auch die Anlage von Nutzerrollen).
  • Der Einstieg in das operative Geschäft (zunächst durch eine Projektleiterschulung, dann der Roll-out für alle Mitarbeiter).
  • Die Nutzung der Software im operativen Tagesgeschäft.
  • Erste Auswertungen von Projektdaten.
  • Die Evaluierung des ROI.

Je nach Implementierungskonzept stehen Ihnen Ihre Ansprechpartner von der Installation bis zum Start in das operative Geschäft zur Verfügung.

»Die Unterstützung über den Start hinaus erweist sich
für viele Unternehmen als gewinnbringend.«

Aber auch die Unterstützung über den Start hinaus erweist sich in vielen Fällen als gewinnbringend für das Unternehmen. So können kleinere Reibungen im Workflow nochmals nachjustiert werden, um den ROI zu optimieren.

Wie für eine nachhaltige digitale Transformation sorgen?

Eine nachhaltige digitale Transformation setzt voraus, dass sämtliche Unternehmensprozesse kritisch hinterfragt und auf das Wesentliche reduziert werden.

Wenn alle Prozesse nachvollziehbar, transparent und für alle zugänglich gemacht werden, kann eine effiziente Steuerung erfolgen, die die Rentabilität des Projekt-Geschäfts sicherstellt.

»Eine ganzheitliche Umstellungschafft Transparenz,
sorgt für Relevanz und damit für mehr Rentabilität.«

Dies bedeutet auch, dass Mitarbeitern genau die Workflows zur Verfügung stehen und sie auf die Daten Zugriff haben, die für ihren Projektalltag relevant sind.

Prozesse werden damit nicht einfach digital abgebildet, sondern auf die Unternehmensziele hin optimiert.

Damit entsteht eine klare Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten. Und es wird Raum für Kreativität und Innovation geschaffen, die nachhaltiges Wachstum ermöglichen.

Wie unterstützt Troi bei der Implementierung und im Onboarding?

Implementierung anfragen

Ein professionell begleitetes Onboarding ist der Grundstein für eine optimale Nutzung und damit eine nachhaltige Transformation.

Das Onboarding beginnt mit einer auf Sie zugeschnittenen Implementierung und enthält lehrreiche Trainings, um einen schnellen Einstieg in Troi zu erhalten. Ein Ansprechpartner für alle weiteren Fragestellungen und möglichen Herausforderungen steht Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

So werden Sie schnell und kompetent in allen Belangen der Implementierung unterstützt.

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch, in dem wir Ihre Möglichkeiten und Potenziale besprechen können. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.