CRM System oder Agentursoftware – welche Lösung ist für Ihre Agentur die richtige?

Viele Agenturen suchen nach einem geeigneten Tool, um ihren Alltag zu managen. Doch welches Tool ist das richtige, um möglichst viele Bereiche abzudecken? ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) oder eine Projektmanagement-Software? Welches System umfasst welche Funktionen – und was davon ist relevant für mich?

1. Welche Ziele werden verfolgt?
2. Vor- und Nachteile einzelner Systeme
3. Ist eine Agentursoftware eine praktikable Lösung für Ihre Agentur?
4. Fazit: Mehr Rentabilität durch eine effiziente Lösung
5. Fragen? Wir beraten Sie gerne.

 

Welche Ziele werden verfolgt?

Das hängt natürlich einerseits davon ab, welche Tools bereits im Einsatz sind, aber auch davon, welches Ziel mit der Einführung eines neuen Tools verfolgt wird. Geht es beispielsweise um effizienteres Management von Neukundengeschäft oder doch eher darum, den Prozess vom Neuauftrag bis hin zum Projektabschluss abzudecken? Hier möchten wir eine kurze Einführung in das Thema geben.

 

Vor- und Nachteile einzelner Systeme

Wenn das Neukundengeschäft im Vordergrund steht und nach einer effizienten Möglichkeit zum Akquise und Angebotsmanagement gesucht wird, gehen zunächst viele davon aus, dass sie mit einem CRM System richtig liegen.

Für das Kundenbindungsmanagement ist das in jedem Fall ein wertvolles Tool. CRM Systeme erlauben es dem Nutzer, ein aussagekräftiges Profil seiner Kontakte zu erstellen. Anhand von Kontakthistorien, der Dokumentation von gestellten und abgeschlossenen Deals und der Angabe von Wahrscheinlichkeiten für Auftragsvolumen kann für jeden Monat eine detaillierte Sales-Pipeline erstellt werden. Oft sind CRM Systeme auch mit einem Newsletter- oder PR-Modul ausgestattet, mit dem direkt aus dem System heraus Sales- & Marketing-Kommunikation betrieben werden kann.

Für die Erstellung von Angeboten sind die meisten CRM Systeme jedoch nicht ausgelegt. Daher werden sie zur Angebotserstellung oft in Kombination genutzt oder Anbieter stellen direkt zahlreiche Schnittstellen bspw. zu MS Office zur Verfügung, die die Angebotserstellung erleichtern sollen.

Doch wie sieht es aus, wenn das Angebot zum Projekt wird? Viele Agenturen nutzen bereits ein Task- oder Projektmanagement-Tool, um ihren Projektalltag zu strukturieren. Das bedeutet oft, dass das Projekt in einem anderen System nochmal neu angelegt werden muss. Das CRM System enthält dann sämtliche Kundendaten und die verschiedenen Angebote, die Daten zum Projekt liegen in einem anderen System ab.

Nach Projektabschluss gehen die Aufwände an die Buchhaltung, die aus diesen Rechnungen erstellen. Auch hier wird entweder händisch oder mit einem weiteren Tool das Rechnungswesen gepflegt. Der Prozess wird also bei vielen an mindestens zwei Stellen unterbrochen, die Daten müssen doppelt oder dreifach gepflegt oder über aufwändige Schnittstellen synchronisiert werden.

ERP-Systeme hingegen decken einen Großteil aller Geschäftsbereiche ab, vom Vertrieb – über die Projekt- und Ressourcenplanung bis hin zu Finanzbuchhaltung und Controlling. Der Vorteil hierbei ist, dass Systembrüche durch eine ganzheitliche Lösung vermieden werden. Die Vielfalt der Lösungen auf dem Markt zeigt jedoch, dass die Anforderungen an ERP-Systeme je nach Branche stark variieren. Viele Unternehmen sind daher unsicher, welche Lösung die beste für sie ist. Aus diesem Grund sind in den letzten Jahren viele individuelle Branchenlösungen entwickelt worden, die spezifisch auf die Anforderungen einzelner Unternehmen eingehen – unter anderem Agentursoftware-Lösungen für die Kreativbranche.

 

Ist eine Agentursoftware eine praktikable Lösung für Ihre Agentur?

Wenn Sie vom ersten Leadkontakt über die Angebotserstellung und das Projektmanagement bis hin zur Rechnungsstellung einen zusammenhängenden Prozess abbilden wollen, ja.

Der Vorteil einer Agentursoftware ist neben dem barrierefreien Übergang zwischen den Abteilungen die zentrale Speicherung aller Daten in einem System. Das spart sehr viel Zeit und erleichtert den Zugriff auf relevante Daten für die jeweiligen Mitarbeiter. Standardisierte Prozesse, bspw. für die Freigabe von Angeboten und Rechnungen, bieten außerdem den Vorteil, dass so effizient wie möglich gearbeitet werden kann und auch neue Mitarbeiter schnell mit den Workflows vertraut gemacht werden können.

Im Gegensatz zu einer Agentursoftware bietet ein CRM System meist nur die Möglichkeit, Umsatz-Forecasts zu erstellen. Doch viele Agenturen arbeiten mit Lieferanten zusammen, beauftragen Freelancer und haben weitere Kosten, die für ein ausführliches Controlling miteinbezogen werden müssen. Ein zusammenhängendes System stellt, bspw. in einem Buchhaltungs- oder Reportingmodul, Umsätze und Buchungen bzw. Eigen- und Fremdleistungen gegenüber, sodass einfach und schnell ersichtlich wird, wie rentabel das aktuelle Projektgeschäft läuft.

 

Fazit: Mehr Rentabilität durch eine effiziente Lösung

Einfache CRM Systeme für kleine Unternehmen sind in den meisten Fällen relativ kostengünstig – mit einer Agentursoftware verbinden viele aufgrund des größeren Funktionsumfang zunächst hohe Preise. Vergleicht man aber die Kosten für den Einsatz eines CRM Systems in Verbindung mit einem Projekt-Tool mit denen einer Komplett-Lösung, relativieren sich die Kosten sehr schnell.

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Fragen? Wir beraten Sie gerne.

Viele Agenturen stehen vor einer wichtigen Entscheidung, wenn es darum geht, die bestmögliche System-Landschaft aufzubauen. Der Prozess ist komplex und ein solcher Entschluss sollte nicht leichtfertig getroffen werden, denn die neue Software sollte eine langfristige Lösung sein.

Unsere Consultants unterstützen Sie gerne. Durch unsere langjährige Erfahrung in der Agenturbranche finden wir die richtige und vor allem nachhaltige Lösung für Sie.

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