Die Entwicklungen der letzten zwei Jahre haben in der Agenturbranche zu einem Umbruch geführt. Neue Arbeitsmodelle haben sich etabliert und der Shift ging – auch bei der eigenen Expertise – immer mehr ins Digitale.
Agenturen sind nicht mehr nur für die Umsetzung von Kommunikations- und Markenkonzepten zuständig, sie haben sich als wichtiger strategischer Partner für Unternehmen entwickelt. Sie begleiten digitale Transformationsprozesse und betreuen Kunden ganzheitlich.
Deshalb wird es für Agenturen immer wichtiger, die entsprechende Expertise bereitstellen zu können. Das bedeutet einen kontinuierlichen Ausbau von Know-How.
Der Ausbau von Expertise stellt viele Agenturen aber vor eine Herausforderung, denn der Wettbewerb um Talente ist groß.
Um hohen Fluktuationsraten entgegenzuwirken haben bereits viele Agenturen reagiert und bemühen sich um zukunftsfähige Arbeitsmodelle, die den Anforderungen einer jungen kreativen Generation entgegenkommen.
Bringt der Shift ins Digitale Marketing viele neue Möglichkeiten und Geschäftsfelder mit sich, sorgt dieser aber auch für Planungsunsicherheiten.
Die Zeiten in denen Agenturen durch feste Mediabudgets eine einigermaßen solide Planung aufstellen konnten, haben durch den Switch ins Digitale ausgedient.
Stimmt die Performance einer Kampagne nicht, setzt der Kunde das Budget eventuell künftig anders ein.
Agilität und Flexibilität sind deshalb enorm wichtig.
Um hier den Überblick zu behalten, viele Überstunden in Peakzeiten zu vermeiden und Ressourcen wertschöpfend einzusetzen, ist Transparenz wichtig.
Um dem her zu werden, finden in der Regel jeden Tag Meetings statt, in denen die aktuellen Projekte, der Status Quo und die Auslastung besprochen werden.
Und der Austausch untereinander ist wichtig für das Teamgefüge – keine Frage.
Doch nimmt dieser auch viel Zeit in Anspruch. Jeder erzählt, was er/sie aktuell auf dem Tisch hat. Es wird geklärt, welche Projekte in Kürze anstehen und wer noch freie Kapazitäten hat, um sich diesen zu widmen.
Bei all dem Austausch bleibt der ganzheitliche Blick auf die kurz- und langfristige Planung doch oft auf der Strecke.
Mit der Zunahme der Projekte steigt auch die Komplexität der Ressourcenverteilung.
Gerade für Teamleads und Accountmanager ist es aber enorm wichtig, immer tagesaktuell zu wissen, wie es um die Auslastung steht, damit auch eine langfristige Planung erfolgen kann.
Unabhängig ob hybrid, agil oder analog passiert es oft das Teammitglieder zwischen den Projekten jonglieren. Nicht selten entsteht eine Konkurrenz um die Teamressource.
Mit einer transparenten Ressourcenplanung können schnell Engpässe oder Überschneidungen erkannt und gegengesteuert werden. Kunden kann damit eine realistische und verlässliche Einschätzung gegeben werden, wie lange Projekte benötigen.
Wer hier mit einem Ressourcenplanungs-Tool arbeitet, hat nicht nur einen transparenten Blick auf die aktuelle Auslastung. Durch die Integration einer Ressourcenplanung in den Projekt-Workflow können Abläufe standardisiert und automatisiert werden.
Aus einem Pool verfügbarer Mitarbeiter können Aufgaben zugewiesen werden. Dabei wird die individuelle Auslastung berücksichtigt, genauso wie persönliche Regelungen zur Arbeitszeit und Auslastungsgrenzen.
Überbuchungen können damit vermieden und die Überlastung von Mitarbeitern entgegengewirkt werden.
Auch die tatsächliche Zeit, die für die Fertigstellung einer Aufgabe benötigt wird, kann so direkt erfasst werden.
Dies schafft Effizienz und gibt wertvolle Insights für die weitere Projektplanung.
Die Ressourcenplanung für ein Projekt liegt meist beim zuständigen Projekt- oder Accountmanager. Dieser erhält den Projektauftrag und lässt die Aufwände hierfür schätzen.
Diese Schätzung wird dann als Basis für das Angebot herangezogen.
Dabei fällt es oft schwer, genau vorauszusagen, wie viel Zeit für eine Aufgabe benötigt wird.
Langjährige Erfahrung hilft dabei. Doch was, wenn die Erfahrung fehlt?
Hier kann ein Tool helfen, dass bestehende Projekt-Daten heranzieht, korreliert, zusammenfasst und analysiert. Somit wird schon ab der Projektaufstellung dabei unterstützt, die Kalkulation präziser aufzusetzen.
Sämtliche Projekt-Daten aus ähnlichen Projekten werden anhand einer K.I. in Sekundenschnelle durchsucht und Optimierungsvorschläge ermittelt. Diese zeigen Usern auf, welche Posten sich besser für das Projekt eigenen oder welcher Scope passender ist.
So werden Fehlkalkulationen minimiert und Projekte können besser und rentabler umgesetzt werden.
Maschinelles Lernen und Algorithmen verbessern die Effizienz und Effektivität des Projekt-Workflows. Zusammen mit dem Faktor Mensch optimieren sie Projekte nachweislich.
Fehleranfälligkeit, Workload und somit die Auslastung können erheblich minimiert werden, wenn bereits im Prozess und nicht erst im Nachgang Optimierungen identifiziert werden.
Somit wird die Konzentration auf die wertschöpfende Tätigkeit erhöht. Teammitglieder können sich voll und ganz ihren Aufgaben zu widmen und das beste aus ihren Möglichkeiten herauszuholen.
Hieraus entsteht Raum für Kreativität und ein innovationsgetriebenes Arbeitsumfeld, in dem sich junge Talente entfalten können.