Agenturen zeichnen sich durch eine spezielle Arbeitskultur aus. Ein klassischer 9-to-5-Job findet sich hier eher selten, was sich unter anderem durch so beliebte Arbeitszeitmodelle wie die Gleitzeit erklären lässt. Von Arbeitgebern wird vor diesem Hintergrund ein hohes Maß an Flexibilität gefordert, beispielsweise dann, wenn Mitarbeiter etwa früher mit ihrer Arbeit beginnen, um später noch etwas vom Tag zu haben. Moderne, zentralisierte Zeiterfassungssysteme sind imstande, dieser Flexibilität Rechnung zu tragen.
Eine zentralisierte und für jeden zugängliche Zeiterfassung schafft Transparenz, die wiederum Vertrauen erzeugt. Und wer Kollegen und Mitarbeitern vertraut, der tut sich wesentlich leichter, zusätzliche Freiräume zu erschließen. Das macht zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten möglich. Denn gerade im Sinn der New-Work-Bewegung sollte es nicht mehr so wichtig sein, wann und wo ein Mitarbeiter seine Leistung erbringt. Am Ende zählt vor allem, dass ein gutes Ergebnis zu einer bestimmten Deadline geliefert wird.
Und das ist nicht alles. Viele Kunden fordern von Agenturen mittlerweile einen Leistungsnachweis, aus dem eine projektbasierte Zeiterfassung hervorgeht. Projektmanager in Agenturen greifen daher immer öfter auf die Zeiterfassung zurück, um daraus – etwa durch vergleichende Analysen – Aussagen über die Projekt-Effizienz ableiten zu können. Nur auf der Grundlage valider Daten lässt sich der Horizont für weitere Optimierungen eröffnen.
Vor der Einführung einer entsprechenden Lösung gilt es zunächst, auch die Mitarbeiter von einer entsprechenden Zeiterfassungskultur zu überzeugen. Mitarbeiter müssen verstehen: Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, es wird vielmehr zu ihren Gunsten gesetzlich gefordert. Wesentlich in der Argumentation: Eine Zeiterfassung dient dazu, Über- und Unterstunden durch den optimierten und zu jeder Zeit transparenten Einsatz von Zeit auf lange Sicht zu reduzieren. Sie schafft also einen Vorteil – sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber sowie den Kunden.
Einfache und intuitive Tools, die sich schnell in den Agenturalltag integrieren lassen, bilden die Grundlage für eine konsequente Zeiterfassung. Sie sollten für alle Mitarbeiter von jedem Ort der Welt zugänglich (Remote-Funktion) und auch über mobile Endgeräte erreichbar sein sowie die Datenschutz-Anforderungen der DSGVO erfüllen. Zeiterfassung, Projektverwaltung und -abrechnung sollten miteinander verknüpfbar sein. Das ermöglicht aussagekräftige Rückschlüsse auf Kapazitäten, auf die aktuelle Auslastung sowie auf Projektaufwände
Mit seinem intuitiven Timerecording-Modul präsentiert Troi eine intelligente Lösung für die präzise Erfassung und Analyse von Arbeits- und Projektzeiten. Das System besteht aus vier Modulen, die durch eine intuitive Benutzeroberfläche und klare Ansichten eindeutig gekennzeichnet sind. Diese Module bieten nicht nur eine flexible Zeiterfassung, sondern auch eine effiziente Möglichkeit, erfasste Daten zu analysieren und auszuwerten. So werden Ressourcen optimal genutzt – ein absolutes Muss für eine höhere betriebliche Effizienz.
Eine konsequente Zeiterfassung erschließt bis dato unentdeckte monetäre Potenziale – auch in Agenturen, aber nicht nur. Gelingen kann das nur durch eine konsequente Informationstransparenz, die über alle Ebenen hinweg von Mitarbeitern wie Führungskräften verkörpert und vorgelebt wird. Diese kulturelle Verankerung stärkt die Selbstorganisation und Eigenverantwortung. Denn eines steht fest: Jeder Mitarbeiter und jedes Team trägt einen bedeutenden Teil am Erfolg einer Agentur. Der tritt aber erst dann hervor, wenn allen Beteiligten klar wird, wie die unternehmerische Gesamtrechnung auf einem Projekt aussieht.