Projektmanagement Tool
Ja oder Nein?

Wie die passende Lösung finden

Viele Agenturen sind auf der Suche nach einem Tool, das sie im Projektalltag unterstützt. Recherchiert man im Netz nach einem Projektmanagement Tool wird man von der Anzahl an Anbietern regelrecht erschlagen. Um besser einschätzen zu können, ob ein Tool für das Projektmanagement oder eine Komplett-Lösung sinnvoller ist, geht es darum sich selbst und die Prozesslandschaft genauer zu betrachten. Gerade in kleineren Agenturen stellt sich häufig die Frage, ob ein Projektmanagement-Tool nicht ausreichend ist, um einen Großteil des Workflows abzubilden. Damit sind zumindest Projektmanagement und Kreation miteinander verbunden. In größeren Agenturen kann es sinnvoll sein, weitere Bereiche in die Prozesskette einzuschließen, um die Effizienz zu erhöhen und mehrfache Datenpflege zu verhindern.

DIE AUSRICHTUNG DER AGENTUR:

Auch die Ausrichtung der Agentur spielt eine Rolle. Wird in einer Agentur sehr viel Programmierleistung angeboten, sind die Anforderungen andere als beispielsweise die einer PR-Agentur. Die Pflege von BackLogs ist dann beispielsweise für die eine Agentur ein zentraler Punkt, für die andere ein Presseverteiler-System.
Es wird kaum eine Komplettlösung für alle Bereiche geben, doch das Tool, das zum Einsatz kommt, sollte über eine offene Schnittstelle verfügen, um wenn nötig, weitere individuelle Software-Lösungen integrieren zu können.

DIE UNTERNEHMENSSTRUKTUR UND -KULTUR:

Wird in Abteilungen gearbeitet? Handelt es sich um eine hierarchische oder eine flache Struktur? Sind beispielsweise Freigabeprozesse notwendig und zu beachten? Dies sind Faktoren, die ausschlaggebend für die Entscheidung für ein reines Projektmanagement-Tool oder eine Agentursoftware sind.
Wichtig ist es, dass das genutzte System die Projektabläufe entsprechend abbilden kann und einen reibungslosen, durchgängigen Prozess erlaubt. Und je größer die Agentur ist, desto sinnvoller ist es, komplexe Strukturen und Prozesse in einem System zu vereinen.

Die technischen Rahmenbedingungen:

Weiter kommt es darauf an, welche technischen Rahmenbedingungen vorliegen. Inzwischen sind SaaS Cloud-Lösungen gang und gäbe. Das heißt der Nutzer hat über den Browser von überall Zugriff auf die Software. Nur sehr wenige möchten eine Lösung noch bei sich im Haus hosten. Der Kosten-Nutzen-Faktor entscheidet hier eindeutig zugunsten der Cloud-Software. Aber es gibt Ausnahmen! Dann ist es wichtig, dass der Anbieter auch hier eine entsprechende Lösung bieten kann, die sowohl ein Inhouse-Hosting als auch die stetige Aktualisierung der Software ermöglicht.

Die Skalierbarkeit der Lösung:

Zuallerletzt sollte man sich darüber Gedanken machen, wie die Planung für die nächsten 5 Jahre aussieht. Geht es darum das Geschäft auszubauen ist es wichtig, dass die Lösung mit dem Unternehmen wachsen kann. Das heißt, gibt es die Möglichkeit weitere Bereiche nach und nach zu integrieren? Oder bedeutet der Zuwachs an Mitarbeitern den Umstieg auf eine neue Lösung? Was mit erneutem Aufwand und Kosten verbunden ist. Dies muss vorab geklärt und geplant werden.
Unsere Consultants begleiten Agenturen seit über 17 Jahren dabei, ihre Prozesse effizient abzubilden und damit nachhaltig zu wachsen. Gerne beraten wir Sie in allen Belangen des Agentur-Business und stellen Ihnen unsere Lösungen vor. Kontaktieren Sie uns einfach unverbindlich.

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