02.09.2020

Die neue digitale Belegerfassung

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Die neue digitale Belegerfassung kommt nicht nur in einem überarbeiteten Design, sondern auch mit vielen neuen Funktionen. Einfaches Handling, weniger Klicks und mehr Flexibilität – das war die Aufgabe, der wir uns gestellt haben. 

Denn wir möchten Ihnen eine zuverlässige Lösung bieten, die es ermöglicht, Ihren Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mit der digitalen Erfassung von Rechnungen und Belegen in Troi können mit einem Klick alle notwendigen Informationen für den Steuerberater oder Ihr Steuerprogramm exportiert werden.

Damit sparen Sie sich nicht nur den Papierkram, sondern sorgen auch für eine lückenlose digitale Dokumentation. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Übersicht zu allen eingehenden und ausgehenden Umsätzen für ein gezieltes Agenturcontrolling.

 


Ihre Übergangsphase:

Das alte Buchhaltungsmodul wird Ihnen in den nächsten Monaten weiterhin zur Verfügung stehen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihre Daten bei Nutzung des neuen Moduls verloren gehen. Wir synchronisieren Ihre Daten in Echtzeit, sodass Sie Ihnen sowohl im neuen als auch im alten Modul zu Verfügung stehen. So können Sie sich in Ruhe mit den neuen Funktionalitäten vertraut machen. Wir informieren Sie rechtzeitig darüber, wann die Abschaltung des alten Moduls erfolgt.


 

Einfache Usability und neue Funktionen

Wie bereits bei all unseren neuen Module haben wir im Besonderen die Usability überarbeitet, um ein einfaches und schnelles Bearbeiten zu ermöglichen. Dazu gehören: 

  • Neue Filtermöglichkeiten und Schnellzugriffe
  • Drag & Drop zum Gruppieren und Verschieben von Elementen
  • Kontextmenüs für eine direkte Bearbeitung von Elementen
  • Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
  • Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten für einen schnelleren Überblick
  • Warnhinweise und Fehlermeldung mit weiterführenden Informationen

 

Digitale Belegerfassung per Drag & Drop

 

Mit dem neu entwickelten Buchungsbelegformular wird die Erfassung von Belegen wesentlich schneller und einfacher. Belege laden Sie bequem über Drag & Drop von Ihrem Rechner hoch und geben über das Formular alle Daten ein, die für eine Weiterverarbeitung notwendig sind.

Die Statusanzeige zeigt Ihnen, ob alle notwenigen Eingaben gemacht wurden: Erscheint ein Häkchen im Kreis, sind alle Daten erfasst. Wenn es also mal schnell gehen muss, geben Sie einfach nur die Grunddaten ein und speichern den Beleg für eine spätere Bearbeitung. Die Anzeige hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.

Ist der Beleg erfasst, wird in der Belegliste unter „Status“ ausgewiesen, ob der Beleg bereits einem Projekt zugewiesen ist. Die Zuweisung kann dann einfach direkt mit nur einem Klick unter „Aktion“ ausgeführt werden. 

 

Dateianhänge und Dateigruppen hinzufügen

Möchten Sie weitere Dateien zum Beleg hinzufügen, ist das nun auch über die Erfassungsmaske möglich. Einfach Datei auswählen und hochladen. Diese wird dann als Beleg-Anhang hinzugefügt. Werden mehrere Dateien hochgeladen, erstellt Troi automatisch eine Dateigruppe. Bereits hochgeladene Dokumente werden Ihnen in der Vorschau angezeigt.

 

Suchen, Filtern und Bearbeiten von erfassten Belegen

Alle erfassten Belege finden Sie im Reiter „Hochgeladene Dateien“. Hier erkennen Sie auf einen Blick, welche Belege bereits zugeordnet sind.  Zur Suche nutzen Sie das Suchfeld oder die Filtermöglichkeiten. Noch schneller geht es über die Schnell-Filter „Kunde“ und „Datum“.   

Über die Checkboxen auf der linken Seite wählen Sie einfach mehrere Belege zur Bearbeitung aus und haben dann die Möglichkeit: 

  • Buchungsbelege zu editieren (Stift Icon)
  • Buchungsbelege ins Journal zu übertragen (Context Icon) oder
  • Buchungsbelege zu löschen (Trash Icon)

Optionales Ein- und Ausblenden von Spalten macht Ihnen einen schnelleren Überblick möglich, falls Sie einzelne Spalten nicht zur Verwaltung benötigen.

 

Mehrfachauswahl für Stornierungen

Im Journal finden Sie wie gewohnt all Ihre Buchungen.

Hier können Sie: 

  • Buchungsbelege ansehen (Auge-Icon) und
  • Buchungsbelege stornieren (Minus-Icon)

 Über die Checkbox können direkt mehrere Buchungen ausgewählt und storniert werden.

 

Webbasierter Import und Export

Alle Buchungen aus dem Journal werden Ihnen automatisch im Reiter Import/Export angezeigt, wenn Sie im Schnell-Filter oben rechts unverarbeitete Buchungen auswählen. 

Über die Checkboxen vor jeder einzelnen Buchung, können Sie eine oder mehrere Buchungen auswählen und über das Kontextmenü „Weitere Aktionen“ exportieren. 

Import und Export können mit dem Update nun direkt über den Browser erfolgen. Es ist kein Wechsel mehr auf Windows notwendig. 

Und um den Exportprozess noch effizienter zu gestalten, können Sie den Export auch einmalig vorkonfigurieren, damit Sie automatisch immer dieselben Voreinstellungen nutzen können.

 

Belegerfassung per Smartphone

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Zusätzlich zum Update unseres Buchhaltungsmoduls kommt eine neue Funktionalität in der Troi Live App hinzu.

Denn damit ist ab sofort auch eine mobile Belegerfassung per Smartphone möglich.

Mehr dazu hier.

 

Ausführliche Informationen zu den neuen Funktionen finden Sie wie immer auch im Troi Guide.

 

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