21.02.2018

Agentursoftware einführen Teil 2 - Vorbedingungen und Milestones.

Agentursoftware_einfuehren_Projektplan

Welche Vorbedingungen und Milestones müssen gegeben sein, um eine Agentursoftware einführen zu können?

Im ersten Teil unserer Artikel-Reihe zum Thema Agentursoftware einführen – aber wie? Haben wir darüber gesprochen, welche Fragen Sie sich stellen müssen, um sich für einen Anbieter entscheiden zu können. In diesem Beitrag möchten wir darauf eingehen, wie es nach der Entscheidung für einen Anbieter weitergeht.

Sie haben sich für die Einführung einer Agentursoftware entschieden und wissen, welches Tool Sie einsetzen werden. Diese Entscheidung haben Sie aufgrund eines (umfangreichen) Screenings auf Basis Ihres Anforderungskatalogs zu folgenden Punkten getroffen:

  • Vernetzung von Informationen
  • Organisation von Workflows
  • Standardisierung von Prozessen
  • Controlling (Retrospektive) und Forecast (Zukunftsbetrachtung)
  • Learning-Cycles für NB und Bestandskunden

Agentursoftware einführen – nicht ohne einen Projektplan.

Nun geht es also zum wichtigen Punkt, wie Sie intern den Prozess der Implementierung organisieren wollen.
Klar  ist, dass Sie dezidierte Ressourcen benötigen, denn Ihre Mitarbeiter und Kollegen werden Zeit (und damit Geld) investieren, sich mit dem neuen Tool zu befassen. Ergo werden Sie einen Zeitplan  inklusive Milestones für eine erfolgreiche Etablierung der neuen Agentursoftware in Ihrer Agentur entwickeln, der Ihnen beantwortet:

  1. Welche Ressourcen intern und in welchem Umfang kann ich diese für die Einführung zur Verfügung stellen? Damit verbunden stellt sich die Frage, ob die ausgewählten Mitarbeiter die entscheidenden Skills haben (technisch und in der organisationalen Verankerung) diesen Job auszuführen. Und des Weiteren, ob Sie ggf. additiv oder statt dessen auf einen externen Support bauen, der bei Ihnen Prozess-Schritte für Sie übernimmt.
  2. Welche sinnvollen Prozesse habe ich in meiner Agentur etabliert und möchte sie in der neuen Software abgebildet haben? Eine Dokumentation Ihres Workflows hilft nicht nur dabei zu verdeutlichen, welche Arbeitsschritte bei Ihnen gelebt werden und wichtig sind. Es zeigt Ihnen und auch dem ausgewählten Software- Anbieter Ihre Prioritäten und die Wege auf, die Sie ggf. in der Umstellung Ihrer Arbeitsweise gehen müssen. Und dies verdeutlicht Ihnen auch den Zeithorizont, den Sie für eine flächendeckende und nachhaltige Integration in das „Daily Business“ benötigen.
  3. Brauche ich eine Sonderlösungen innerhalb der Software oder kann ich mit den vorgegebenen Workflows arbeiten? Für standardisierte Software-Lösungen gibt es vorgegebene Prozesse – und für Ihre dezidierten Anforderungen ggf. sogenannte Work-Arounds. Dies sind Umwege oder Behelfslösungen, damit softwareseitige Limitation in der Prozesshaftigkeit „umschifft“ werden können. Sollten diese Work-Arounds keine zufriedenstellende Lösung für Ihre Agentur sein, bietet das Software-Unternehmen Ihrer Wahl vielleicht Individualprogrammierungen an. Also Sonderlösung, die auf Ihr spezifisches Briefing hin entwickelt werden – oder haben Sie vielleicht die Möglichkeiten mit eigenen Ressourcen einen Baustein oder eine Erweiterung selbst zu programmieren?
  4. Wie übertragen Sie die „alte Welt“ – also alle Informationen/Daten aus Ihrer aktuellen Software oder von den verschiedenen Stellen innerhalb Ihrer Software- Landschaft – in die neue, wenn Sie Agentursoftware einführen? Es geht aber nicht um das WIE des Datenimports, sondern auch darum diese Gelegenheit zu nutzen, die zu migrierenden Datensätze zu bereinigen und sich von Altlasten zu trennen. Je sauberer und strukturierter Sie die notwendige Datenlage transferieren, desto erfolgreicher werden Sie im neuen Software-Set-up agieren können.
  5. Wie lange oder sollte es überhaupt eine Testphase geben? Ob es sinnvoll ist für Ihre Agentur einen Parallelbetrieb in der alten Software zu einer Testphase mit der neuen Software zu betreiben, hat viel mit der eigenen Einstellung zu tun. Klar, es hat jeder Angst vor dem Blackout und eine Situation in der das alte System abgeschaltet ist und das neue nicht (so) arbeitet, wie man es möchte. Aber eine Doppelnutzung verlangsamt den Lernprozess und die Akzeptanz der neuen Softwarelösung oftmals und führt zu einem Mehraufwand.
  6. Wer wird in welchem Umfang auf die neue Software geschult? Einfache Antworten gibt es ja leider meistens nicht. Daher ist die Antwort: Alle, die mit der Software arbeiten oft zu kurz gedacht, auch wenn sie inhaltlich richtig ist. Macht es eventuell eher Sinn Hauptverantwortliche zuerst zu schulen, die dann in Ihrer Agentur als Botschafter der neuen Workflows und Methodik fungieren? Und vielleicht sogar dann interne Schulungen selbst durchführen können – zielgerichtet auf die spezifischen Needs der einzelnen User hin.

Im letzten Beitrag der Artikelreihe gehen wir darauf ein, was nach der erfolgreichen Etablierung einer Agentursoftware zu beachten ist, damit diese auch nachhaltig ist.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Optimierung ihrer internen Prozessstruktur und bieten Ihnen anbieter-unabhängige Beratung. Für weiterführende Informationen oder für die Vereinbarung eines Beratungstermins wenden Sie sich gerne an unsere Consultants unter beratung@troi.de.

Viele Grüße aus München,
Das Troi Consulting-Team

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