19.05.2020

Knappere Budgets für Agenturen: Warum automatische Zeiterfassung die Lösung ist

Automatische Zeiterfassung
  1. Selbst tägliche Zeiterfassung ergibt falsche Projektzeiten
  2. Genauigkeit wäre möglich – wäre da nur nicht die Arbeit
  3. Mitarbeiter geben sich keine Mühe beim Schätzen
  4. Falsche Projektzeiten kosten Umsatz und Kapazitäten
  5. Wie automatische Zeiterfassung mit Troi das Problem löst

 

Seit Corona stehen Agenturen vor neuen Herausforderungen. Die Budgets werden knapper, der Kostendruck steigt – und mit ihm der Anspruch an eine möglichst präzise und vollständige Projekt-Zeiterfassung. Während es Führungskräften gerade im Homeoffice wichtiger wird den Überblick zu behalten, fällt Mitarbeitern die lästige Zeiterfassung nach wie vor schwer.

Wo liegt hierbei das Problem und wie lässt es sich lösen?

Selbst tägliche Zeiterfassung ergibt falsche Projektzeiten

Wer seine Zeiten täglich erfasst, erreicht dabei eine Genauigkeit von 67%, befindet die Studie Time is money im Harvard Business Review. Das heißt, 33% der Zeiten werden entweder vergessen oder auf die falschen Projekte gebucht. Wer nur jeden zweiten Tag erfasst oder seltener, erreicht sogar nur eine Genauigkeit von 36-55%.

Das mag einige wenige Chefs überraschen, die sich bei der Zeiterfassung bestens aufgestellt wähnen. Aber für alle, die den Prozess aus der Nähe kennen oder selbst Zeiten erfassen müssen, ist es ein offenes Geheimnis: Die erfassten Zeiten sind bestenfalls grobe Schätzungen.

Genauigkeit wäre möglich – wäre da nur nicht die Arbeit

Warum sind die Zeiten so ungenau? Anstatt rückblickend zu schätzen, müsste man doch nur alle Aufgabenwechsel notieren oder eine Stoppuhr nutzen. Das klingt zunächst einfach. In der Realität hat ein Agenturmitarbeiter mit 3 laufenden Projekten aber jeden Tag durchschnittlich 22 Aufgabenwechsel.

Der Grund für ein solches Springen zwischen Projekten bzw. Aufgaben sind meistens E-Mails, Chats, Meetings und Calls. Hierbei ständig die Arbeit für Zeiterfassung zu unterbrechen hält kaum ein Mitarbeiter durch. Sobald der Alltag etwas stressiger wird und volle Konzentration gefordert ist, vergisst man seine Zeiterfassung oder schiebt sie auf. Deshalb sind die erwähnten Schätzungen keine Ausnahme – sondern die Regel.

Mitarbeiter geben sich keine Mühe beim Schätzen

Das darf niemanden verwundern. Denn die Mühe lohnt sich dem Anschein nach nicht. Keine Führungskraft kann genau beurteilen, ob Zeiten gut oder schlecht erfasst wurden. Und für die Qualität der Zeiterfassung wurde auch noch niemand belohnt oder befördert. Zeiterfassung erfüllt für Mitarbeiter daher vordergründig keinen Zweck. Im Gegenteil: Sie hält von der eigentlichen Arbeit ab.

Dennoch müssen regelmäßig Stunden zur Abrechnung eingetragen werden, um ein Projektcontrolling zu ermöglichen. Und hier wird es ironisch, denn: Selbst lustlose Schätzungen kosten Zeit. Obwohl man am Ende eines Tages keine Ahnung mehr hat, wie lange man genau woran gearbeitet hat, muss das Ganze ja halbwegs realistisch aussehen. Das heißt, Zeiterfassung ist für Mitarbeiter selbst dann anstrengend, wenn sie ungenau ist.

Falsche Projektzeiten kosten Umsatz und Kapazitäten

Auch wenn Projektzeiten nicht genau erfasst werden, ist der Fall, dass sich dies direkt die auf die Abrechnung auswirkt, eher selten. Denn Agenturen verkaufen in dem meisten Fällen nicht ihre Kosten, sondern vorab verhandelte Leistungspakete. Wo wird also das Geld durch falsche Projektzeiten verloren? Größtenteils in der Planung. Dieser indirekte Verlust ist jedoch tückisch, weil er sich nicht unmittelbar zeigt, sondern schleichend passiert und meistens erst bemerkt wird, wenn es zu spät ist.

Ein paar Beispiele, wie sich falsche Projektzeiten auswirken:

  • Falsche Annahmen über die Profitabilität von Projekten
  • Falsche Entscheidungen bei der Spezialisierung auf Projekte
  • Falsche Entscheidungen, was man Inhouse macht und was mit externen Dienstleistern -> Ausschreibung von unprofitablen Stellen oder Aufträgen (Umsatz pro Mitarbeiter)
  • Unprofitable Kalkulation bei Pricing und neuen Angeboten
  • Scheinbar überzogene Budgets oder trügerische Puffer in der Projekt- und Ressourcenplanung führen zu ungenutzten Kapazitäten und Überstunden -> Sinkende Auslastung mit Projekten im Jahr führt zu Umsatzeinbußen

Auf Basis der in Time is money ermittelten Zeiterfassungsgenauigkeit gehen einer Agentur mit 10 Mitarbeitern, die täglich ihre Zeiten erfassen, im Controlling jeden Monat 402 Stunden verloren. Multipliziert man das mit einem internen Stundensatz von 80€, ergeben sich jeden Monat 32.160€ an versunkenen Kapazitäten.

Wie automatische Zeiterfassung mit Troi das Problem löst

Wirklich helfen kann nur eine Lösung, die von Mitarbeitern keine kontinuierliche Anstrengung verlangt. Das erfüllt timeBro, das neue Desktop-Add-on für die Troi Stundenerfassung. Damit können Mitarbeiter alle Aktivitäten, die sie am Rechner oder Laptop ausführen, vollautomatisch messen. Die angezeigten Messungen helfen ihnen dann beim Bestimmen ihrer Zeiten auf ihren Troi Projekten.

Wie funktioniert das?

Die timeBro App misst für den Nutzer vollautomatisch alle Computeraktivitäten und zeigt sie der Reihe nach in einer Timeline an. Gemessen werden alle Dateien und Programme, gelesene oder geschriebene Emails, Webanwendungen und Browsertabs sowie Kalendertermine und Abwesenheitszeiten.* Den Nutzern wird damit ihr gesamter Arbeitstag angezeigt, den sie als Erinnerungshilfe nutzen können, um Arbeitszeiten selbst nach mehreren Tagen noch präzise ihren Projekten zuzuordnen.

Mit einem Klick können dann alle Einträge an Troi exportiert und die Stunden damit auf die jeweiligen Projekte gebucht werden.

Die Adaption der Lösung an die reale Arbeitsweise der Mitarbeiter – nämlich das nachträgliche Stundenerfassen nach getaner Arbeit – bringt den Nutzern einen enormen Vorteil. Denn es hält Ihnen untertags den Kopf frei für ihre eigentlichen Aufgaben. Es ermöglicht ihnen, Zeiten rückblickend zu erfassen und dabei schneller und genauer zu sein, als es mit Schätzungen jemals möglich wäre.

Von den positiven Auswirkungen auf das Projektcontrolling, die Ressourcenplanung und die Rentabilität ganz zu schweigen…

 


Autoren: Niclas Preisner (timeBro) und Dominique Junk (Troi)

 

*Ganz wichtig dabei: timeBro hat nichts mit Überwachung zu tun. Diese ist technisch unmöglich, denn alle Tracking-Daten werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Nutzers gespeichert und nicht in der Cloud. Das heißt, niemand kann die Daten einsehen – weder timeBro selbst, noch Chefs oder Kollegen.

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