Seit Mitte Juni ist Ferienzeit, die Uhren laufen bis Mitte September etwas langsamer und die Auftragslage entspannt sich ein wenig. Doch auch in dieser Zeit muss die Ressourcenplanung effizient umgesetzt werden, denn die geringere Auftragslage resultiert aus geringerer Besetzung – beim Kunden, aber auch im eigenen Unternehmen. Trotz Urlaub bleiben die Projekte aber nicht vollständig aus.
Transparente Ressourcenplanung – das A und O
Damit alle Projekte rechtzeitig fertig werden, müssen also Nicht-Urlauber und Projektmanager Abwesenheiten frühzeitig in ihrer Projektplanung berücksichtigen können – zum Beispiel über eine teaminterne bzw. teamübergreifende, transparente Ressourcenplanung.
Ein Tool, das Sie mit einer übersichtlichen Ressourcenansicht unterstützt ist dabei essenziell. So können etwaige Ressourcenengpässe frühzeitig erkannt und entsprechend gegengesteuert werden.
Tatsächliche Ressourcen-Auslastung erkennen
Eine effiziente Ressourcenplanung macht die aktuelle Projektauslastung der Teammitglieder sichtbar. Doch oft weicht die tatsächliche Stundenauslastung davon ab – denn auch administrative Aufgaben, Abarbeiten von E-Mails oder Meetings kosten Zeit. Wenn auch diese Tätigkeiten akkurat erfasst werden, sieht der Projektmanager beim Anlegen eines Projekts genau, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und kann sein Projekt ideal planen.
Gerade bei langfristigen Projekte ist eine frühzeitige Planung sehr wichtig. Abwesenheiten sollten daher, wenn möglich, frühzeitig geplant werden, damit eine passende Vertretung gefunden werden kann. Eine transparente Ressourcenübersicht, die alle relevanten Mitarbeiter und alle Tätigkeiten miteinbezieht, ist dabei eine große Hilfe.
Dinge, für die nun Zeit ist
Der Vorteil am Sommerloch ist, dass trotz des spärlich besetzten Teams Zeit für die Dinge ist, die zwischen September und Juni immer wieder unter den Tisch fallen.
Retrospektiven beispielsweise gehen im Agenturalltag durch die enge Projekttaktung oft unter – sind aber essenziell für ein nachhaltig funktionierendes Projektgeschäft. Denn: Nur wer seine Projektabläufe und Workflows ganzheitlich analysiert, kann sich verbessern.
Im besten Fall hält man nach jedem abgeschlossenen Projekt in einem kurzen Recap fest, was gut gelaufen ist und wo noch Potenziale liegen.
Eine umfassende, detaillierte Analyse von mehreren Projekt-Recaps ist extrem hilfreich, um eventuelle Muster zu erkennen – nimmt aber mehr Zeit in Anspruch.
Projektübergreifende Kennzahlen zeigen Ihnen Ressourcen-Defizite, eventuelle Fehlplanungen und Projekte, bei denen Budgets überschritten wurden, auf und sind für eine solche Analyse essenziell. Ressourcenüberbuchung auf dem einem, Ressourcenunterbuchung auf einem anderen Projekt sind oft der Grund für ineffiziente Projekte. Die Learnings aus der Analyse können Sie Ihren Kollegen in einer kurzen Präsentation erläutern und gemeinsam Maßnahmen ergreifen.
Die Sommermonate sind also der perfekte Augenblick, um eine solche Analyse durchzuführen: Man hat Zeit und startet im September mit effizienzsteigernden Insights wieder in die Saison.
Investieren Sie in Ihre Ressourcen
Auch für Workshops und kleine Inhouse-Seminare kann diese Zeit gut genutzt werden. Ressourcen sind nicht nur Arbeitskräfte, sondern auch Wissensträger.
Oft gibt es in den Teams Experten für ein bestimmtes Themengebiet, doch das ist drei Tische weiter bereits nicht mehr bekannt – obwohl es außerordentlich nützlich sein könnte.
Warum also nicht kleine Seminare oder How-To’s für die Kollegen organisieren? Expertenwissen ist ein sehr kostbares Gut – gerade das Wissen durch die Erfahrung von langjährigen Mitarbeitern. So können zum Beispiel Ihre Senioren oder Fachexperten in einem „Sommer-Learning Programm“ den Junioren etwas beibringen. Eine Stunde pro Woche ist hierfür schon ausreichend.
Das sind nur einige Ideen, wie Sie von den weniger projektlastigen Sommermonaten profitieren können, um mit einem gestärkten Team in den Herbst zu starten.
Nutzen Sie also die Zeit, um in Ihre Ressourcen – Ihre Mitarbeiter und Ihr Know-How – zu investieren.
Sie benötigen weitere Impulse zum Thema Ressourcen- und Prozessoptimierung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns unter beratung@troi.de.
Ihr Troi Team
Letzte Aktualisierung: 30.06.2022